Belső irányítás

A belső ellenőrzés tág értelemben az a folyamat, amelyet egy szervezet irányító testülete vagy más alkalmazottak hajtanak végre annak érdekében, hogy információkat szerezzenek a következő feladatok elvégzésével kapcsolatban: [1]

• A tevékenység hatékonysága és racionalitása.
• A pénzügyi beszámolás megbízhatósága .
• A törvények és előírások betartása .

A belső kontroll fogalma

A számvitel egyik fő funkciója a védő funkciója , amely a tulajdonosi érdekek védelmét biztosítja a pénzügyi ellenőrzés alapjainak megteremtésével . A védelmi funkció megvalósítása azonban megköveteli az ellenőrzés gyakorlásához szükséges eszközök rendelkezésre állását. Először is, ez a belső ellenőrzés.

Belső ellenőrzés alatt a vállalkozás vezetése által szervezett és a vállalkozásnál végrehajtott intézkedések rendszerét értjük azzal a céllal, hogy minden alkalmazott a lehető leghatékonyabban lássa el hivatali feladatait az üzleti ügyletek során . Ez nemcsak és nem annyira a szervezet ellenőrzési és ellenőrzési egységének működését jelenti, hanem egy átfogó kontrollrendszer kialakítását , amikor nemcsak a könyvvizsgáló, hanem a vállalkozás teljes irányítási apparátusának a dolga.

A hatékony belső kontrollrendszer kialakítása során a vállalkozás adminisztrációja a következő célokat tűzi ki :

• megbízható információkkal látja el az üzletet ,
• az eszközök biztonságának biztosítása ,
• az információ védelmének biztosítása ,
• a gazdasági tevékenység hatékonyságának biztosítása,
• biztosítja a számvitelnek az elfogadott számviteli politikának való megfelelését ,
• a pénzügyi kimutatások elkészítésére és bemutatására vonatkozó szabályok betartásának biztosítása [2] .

A vállalat belső ellenőrzése három elemből áll :

• ellenőrzési környezet,
• számviteli rendszer,
• ellenőrzési eljárások.

A belső ellenőrzés elemei

A belső kontroll elemei annak szervezeti és gazdasági mechanizmusának alkotóelemei. Az elemeket a szervezetek önállóan állítják be, ami a tevékenységek mértékétől és a menedzsment sajátosságaitól függ.

A belső kontroll elemei:

• Ellenőrző környezet.
• Kockázatértékelés . _
• Belső ellenőrzési eljárások.
• Információs környezet ( információ és kommunikáció ).
• A belső kontroll értékelése [3] .
• Az ellenőrzés alanyai.
• Az ellenőrzés célja, alanya és tárgyai.
• Az ellenőrzés határai [4] .
• Jogi keretrendszer.
• A belső ellenőrzés eredményei [5] .

Vezérlőkörnyezet

Az ellenőrzési környezet a gazdálkodó szervezet tulajdonosainak és vezetésének helyzete, tudatossága és gyakorlati tevékenysége, amelynek célja a belső kontrollrendszer kialakítása és fenntartása. [6]

A vezérlőkörnyezet elemei:

• A vállalatvezetés stílusa és alapelvei.
• A vállalkozás szervezeti felépítése.
• Személyzeti politika .
• A felelősség és a jogkör megosztása.
• Belső vezetői számvitel és jelentéskészítés belső célokra.
• Pénzügyi kimutatások készítése külső felhasználók számára.

A vállalkozás vezetésének munkastílusa

• A vállalkozás vezetésének átfogó ellenőrzési légkört kell teremtenie.
• Lelkiismeretes és őszinte üzleti hozzáállásra kell nevelni a munkavállalókat a megfelelő példa és a vezetőség értékelése alapján.
• A cégvezetőknek márkás „becsületkódexeket” kell kidolgozniuk.
• A vállalatvezetőknek szakmai hozzáértést kell tanúsítaniuk .

Szervezeti felépítés

• Világos hatalmi és alárendeltségi rendszer („egyszemélyes vezetés”). Minden dolgozónak tudnia kell, hogy kinek van alárendelve, és kinek szabhat feladatot.
• A munkavállalók felelősségének egyértelmű szabályozása. Minden alkalmazottnak meg kell értenie, hogy miért felelős, és milyen kritériumok alapján értékelik tevékenységének eredményeit.
• Megfelelő belső jelentési rendszer az elköltött pénzeszközök és az elért eredmények pontos rögzítéséhez. Minden dolgozónak tudnia kell, mikor, kinek és milyen kérdésekről kell jelentést benyújtania .
• Az információáramlás elemzése.

Személyzeti politika

A személyzeti politikát az adminisztráció hajtja végre annak érdekében, hogy a szükséges számú alkalmazottból csapatot alakítson ki:

• őszinteség ,
• hűség
• képesítés,
• tapasztalat,
• lehetséges.

A személyzeti politika elemei:

• Az új munkatársak forrásai.
• A toborzás követelményei és kritériumai .
• Az állásra jelentkezők értékelése.
• Új munkavállaló adaptációja.
• Próbaidő megállapítása .
• Személyzeti menedzsment .
• Tanácsadó.
• A személyzet képzése és átképzése.
• A személyzet teljesítményének értékelése.
• Fegyelmi rendszer ( jutalmazási és büntetési rendszer ).
• Karrierépítés.
• Az elbocsátások szervezése .

Felelősség és hatáskör megosztása

A felelősség- és hatáskör-megosztásnak garantálnia kell az üzleti tranzakciók helyes lebonyolítását, és biztosítania kell a számvitel megelőző védő funkciójának megvalósulását. Ennek érdekében munkaköri leírásokat dolgoznak ki . A munkaköri leírás minden alkalmazott esetében meghatározza:

• Ki alatt áll a munkás?
• Kiért felelős a munkavállaló?
• Milyen munkát végez.
• Milyen döntések meghozatalára jogosult.
• Miért és hogyan felelős .
• Milyen dokumentumokat hajtanak végre és írnak alá.
• Kinek a feladatait ideiglenesen (szükség esetén) látják el.

Biztosítani kell az összeférhetetlen funkciók szétválasztását, hogy megakadályozzák az egyének által a követelmények megsértésére irányuló kísérleteket. Például a vagyonkezelés szempontjából a következő funkciókat kell megosztani a különböző alkalmazottak között:

• közvetlen hozzáférés az eszközökhöz,
• vagyontárgyakkal kapcsolatos tranzakciók végrehajtásának engedélyezése,
• üzleti tranzakciók,
• üzleti tranzakciók tükrözése a számvitelben.

Belső vezetői számvitel

A vezetői számvitel célja, hogy információt nyújtson a termelésen belüli tervezéshez, irányításhoz és ellenőrzéshez. A vezetői számvitelben a hangsúly a felelősségi központokon van  - olyan strukturális egységeken, amelyeket vezetők vezetnek, akik felelősek munkájuk eredményéért. Az egységvezető felelőssége ugyanakkor csak olyan költség- és bevételmutatókat foglal magában , amelyeket ténylegesen befolyásolni tud. A fő becsült mutató általában a nyereség , miközben a következő szabályokat kell követni:

• az egység nyereségének növekedése nem vezethet a teljes vállalkozás nyereségének csökkenéséhez,
• az egyes részlegek nyereségét objektíven kell kiszámítani, függetlenül a teljes vállalkozás nyereségétől,
• az egyik vezető teljesítménye nem függhet a többi vezető döntésétől.

A külső pénzügyi kimutatások elkészítésére és bemutatására vonatkozó szabályok betartásának biztosítása

A társaságnak szigorú határidőket kell kitűznie a külső pénzügyi kimutatások ( adóval együtt ) elkészítésére. Nem a benyújtási határidõ utolsó napján kell elkészíteni. Időt kell hagyni arra, hogy ezeket a jelentéseket a vezetőség felülvizsgálja, jóváhagyja és aláírja. A pénzügyi kimutatások külső felhasználók számára történő bemutatásának határidejét a gazdálkodó számviteli politikája [7] határozza meg .

A számviteli rendszer belső ellenőrzése

Egy számviteli rendszer elemei

• Számviteli politika és a számvitel alapelvei.
• A számvitel szervezeti felépítése.
• A feladatok elosztása a könyvelők között .
• Számviteli munkafolyamat szervezése , vagyis az üzleti tranzakciókat tükröző dokumentumok elkészítése, forgalomba hozatala és tárolása .
• Az üzleti tranzakciók számviteli nyilvántartásokban való megjelenítésének eljárása és az adatok összesítésének módszerei ( számviteli űrlap ).
• A számviteli nyilvántartások adatai alapján a beszámoló készítésének rendje.
• Számviteli és jelentéskészítési szoftver .
• Figyelem a számvitel kritikus területeire, ahol különösen magas a hibakockázat .

Egy hatékony számviteli rendszernek biztosítania kell:

• a gazdasági tevékenység minden tényének kivétel nélkül tükrözése a könyvelésben ,
• az üzleti tranzakciók egyértelmű azonosítása az elsődleges bizonylatokban oly módon, hogy értelmezésükben ne legyen eltérés,
• az eszközök , kötelezettségek és üzleti tranzakciók pénzben kifejezett értékének helyes értékelése ,
• a gazdasági tevékenység tényeinek azokhoz az időszakokhoz való hozzárendelése, amelyekben azok megtörténtek; az üzleti tranzakciók pontos időpontjának meghatározása.
• a külső és belső jelentések időben történő, korrekt és gyors kialakítása.

A munkafolyamat szervezése

A könyvelés egyik fő módszere, amely különösen védelmi funkciójának végrehajtását biztosítja, a „ dokumentáció ”. Így bármely számviteli osztály sikeres munkájának elengedhetetlen feltétele a dokumentumkezelés helyes megszervezése.

A számviteli bizonylat alapvető követelményei:

• meghatározott formában kell elkészíteni, amelyet a vonatkozó jogszabályi aktus szabályoz,
• tartalmaznia kell minden szükséges adatot,
• időben el kell készíteni (elsődleges dokumentumok esetében - az üzleti tranzakció időpontjában vagy közvetlenül annak befejezése után),
• kitöltésével biztosítani kell az információ teljes biztonságát az irat tárolására meghatározott idő alatt (papír, festék, stb. minőségi követelmény) [8] .

A számviteli bizonylatok javítását ugyanazoknak a személyeknek kell megtárgyalniuk és aláírniuk, akik a bizonylatot aláírták. Számos készpénzes és banki bizonylaton nem megengedett a javítás (még akkor sem, ha meg van adva).

A szervezet minden dokumentumtípushoz munkafolyamat-ütemezést készít és hagy jóvá, amely megállapítja a ciklus meghatározott szakaszainak való megfelelést:

• felelős személyekkel
• beállított feldolgozási időkkel.

A munkafolyamat ütemezését ezért a következőhöz kell kapcsolni:

• az alkalmazottak feladataival,
• a társaság számviteli politikájával .

A dokumentum életciklusa:

1. Dokumentum készítése. vagy a dokumentum átvétele a szervezetben.
2. Dokumentumok rendezése.
3. A dokumentum helyességének ellenőrzése.
4. A dokumentum tisztviselők általi jóváhagyása .
5. Dokumentum jóváhagyása.
6. Dokumentum regisztráció .
7. Dokumentum végrehajtás.
8. Számviteli nyilvántartások készítése ( ha szükséges ).
9. A dokumentum jelenlegi tárolása.
10. A dokumentum továbbítása a szervezet archívumába . vagy az irat megsemmisítése.
11. Átadás az Állami Levéltárba ( ha szükséges ) [9] .

Belső ellenőrzési eljárások

Belső számviteli ellenőrzés

Belső számviteli ellenőrzés - a számviteli szolgálatok által végzett ellenőrzés az üzleti információk könyvelésre történő feldolgozása és elfogadása során.

A belső számviteli ellenőrzés eszközei:

• Elsődleges számviteli bizonylatok ellenőrzése könyvelésre történő átvételkor.
• Minden számviteli nyilvántartás dokumentálása és engedélyezése.
• A felelősség megosztása különböző személyek között:
  • az elsődleges számviteli bizonylat elkészítéséhez.
  • üzleti tranzakció engedélyezésére,
  • a tranzakciók könyvelési számlákra történő könyveléséhez .
• Az egymással összefüggő tranzakciók ellenőrzése (például pénzátutalás és áruátvétel) .
• Számviteli nyilvántartások teljességének ellenőrzése számítógépbe történő bevitelkor .
• Rendszeres számlaegyeztetés próbamérleg elkészítésével .
• A kölcsönös elszámolások rendszeres egyeztetése adósokkal és hitelezőkkel .
• Számviteli adatok egyeztetése:
  • bankszámlakivonatokkal , _
  • a pénztárkönyvben feltüntetett egyenlegekkel .
• Költségbecslések betartásának ellenőrzése .
• Az információk biztonságának és bizalmasságának biztosítása:
  • terminálok ( munkaállomások ) beléptetése - jelszavak , kulcsok ; minden terminálnak saját jogosult hozzáférési köre van,
  • biztonsági másolatok készítése az adatbankokról , amelyek automatikusan változhatnak,
  • redundáns tápegység hálózati meghibásodások esetén .
• Az alkalmazottak összejátszásából eredő visszaélések megelőzése :
  • a feladatok elkülönítése,
  • munkaköri rotáció,
  • rendszeres éves szabadság biztosítása minden munkavállalónak az ütemterv szerint [10] .

Belső menedzsment ellenőrzés

A belső vezetői kontroll alatt a vállalkozás vezető testületeinek tevékenysége során gyakorolt ​​ellenőrzést értjük . A gazdálkodási kontroll a gazdálkodó szervezet fejlesztési stratégiájának területein történik:

• Ellátási és marketingpolitika (értékesítési hálózat karbantartása, reklámozás , vevőszolgálat).
• Innovációs politika (termelési költségek minimalizálása, új típusú termékek létrehozása, versenyképesség növelése ).
• Árpolitika (a legjövedelmezőbb értékesítési mennyiség és a maximális profitszint elérése).
• Pénzügyi politika ( pénzforgalmi tervezés , külső pénzügyi források bevonása , követelések és kötelezettségek kezelése ).
• Befektetési politika (a megtakarítások ésszerű felhasználása - belső vagy külső).
• Személyzetpolitika ( alkalmazottak bevonása, kiválasztása és elengedése , képzettségük javítása, munkaerő -ösztönző rendszer ).

A belső vezetői kontroll eszközei:

• Hatékony belső jelentési rendszer kialakítása.
• A belső jelentéstétel gyakoriságának és időzítésének meghatározása.
• Rendszeres konzultációk a nyújtott vezetői információk értékéről és elegendőségéről.

Belső ellenőrzési szolgáltatás

A belső ellenőrzési szolgáltatás feladatai

A szervezetben döntés alapján és a vezető testületek érdekében szakosodott belső ellenőrzési egységek hozhatók létre. Az ilyen egység (belső ellenőrzési szolgálat) jelentést tehet:

• a vállalkozás vezetője ,
• a vállalkozás tulajdonosa – a könyvvizsgáló bizottság .

Számos vállalkozás esetében törvény szabályozza egy könyvvizsgáló bizottság létrehozását, amely ellenőrzi az irányítási apparátus munkáját és jelentést tesz a tulajdonosnak az éves közgyűlésen :

• korlátolt felelősségű társaságok ,
• részvénytársaságok ,
• fogyasztói szövetkezetek ,
• polgárok non-profit egyesületei ( lakástulajdonosok közösségei , dachaépítő szövetkezetek stb.),
• nem állami nyugdíjpénztárak .

A belső ellenőrzési szolgálat (ICS) főbb feladatai  :

• Annak biztosítása, hogy az alkalmazottak megfeleljenek a törvényi előírásoknak .
• Az eljárások és a jogosultságok dokumentált meghatározása és betartása a döntéshozatalban.
• Az eszközök biztonságának biztosítása .
• Az üzleti tevékenységek hatékony kockázatkezelésének biztosítása. ( lásd lent )
• Kölcsönhatás külső ellenőrökkel és állami ellenőrző szervekkel .

A belső ellenőrzési szolgáltatás hatásköre