Az üzleti elemzés ( angolul business analysis ) egy olyan tevékenység, amely lehetővé teszi az érintettek számára előnyös változtatások végrehajtását a szervezetben azáltal , hogy azonosítja az igényeket és megindokolja a változtatások végrehajtásának lehetséges módjait.
Az üzleti elemzés fő feladata, hogy a választott megoldás megvalósításával lehetővé tegye a szervezetben történő változtatások végrehajtását. A megoldást az üzleti elemzés során azonosított üzleti problémák kiküszöbölésére fejlesztették ki. A megoldás fogalma az azonosított üzleti problémák kiküszöbölésének lehetséges módjainak széles skáláját tartalmazza: új vagy meglévő üzleti folyamatok vagy üzleti szabályok módosítása, a szervezet szervezeti felépítésének optimalizálása, új stratégiai tervek kidolgozása egy szervezet számára, stb.
Történelmileg az üzleti elemzés volt a legnagyobb kereslet, és régóta az információs technológia területén fejlesztették ki. Ezen a területen a legelterjedtebb megoldás a szervezet üzleti folyamatainak automatizálása, pl. információs rendszer fejlesztése.
Ebben az esetben az üzleti elemző felelős a megoldás megvalósításának részeként automatizált üzleti folyamatokkal és/vagy üzleti szabályokkal kapcsolatos üzleti követelmények azonosításáért. Az információs rendszerfejlesztési kezdeményezések (IT projektek) részeként az üzleti elemző szorosan együttműködik a rendszerelemzői szakma képviselőivel .
Az informatikai projektekben meglehetősen gyakran előfordul, hogy egy személy mindkét szerepet kombinálhatja munkájában, pl. üzleti és rendszerelemző.
Az üzleti elemzés, mint tudományág, szorosan kapcsolódik a követelményelemzéshez, de célja, hogy azonosítsa azokat a változásokat egy szervezet számára, amelyek szükségesek ahhoz, hogy a szervezet elérje stratégiai céljait. Ezek a változások magukban foglalják a stratégia, a struktúra, a politikák, a folyamatok és az információs rendszerek változásait.
Példák az üzleti elemzésre:
Vállalkozás vagy cég elemzése a vállalkozás egészének szükségleteinek, stratégiai irányának megértésére és azon kezdeményezések azonosítására összpontosít, amelyek lehetővé teszik a vállalkozás számára a stratégiai célok elérését. Tervezés és követelménymenedzsment magában foglalja a követelményfejlesztési folyamat megtervezését, a követelmények rangsorolását és a változások kezelését. Követelmények összegyűjtése leírja az érdekelt felek követelményeinek összegyűjtésének módszereit. Követelményelemzés leírja, hogyan kell megfelelően részletesen kidolgozni és meghatározni a követelményeket a projektcsapat által történő sikeres végrehajtáshoz. Kommunikációs követelmények leírja azokat a technikákat, amelyek biztosítják, hogy minden érdekelt fél közösen értse a követelményeket és azok végrehajtásának módját. A megoldás helyességének értékelése, ellenőrzése leírja, hogy az üzleti elemző hogyan tudja ellenőrizni a javasolt megoldás helyességét, hogyan támogassa a megoldás megvalósítását, és hogyan értékelheti a megvalósítás esetleges gyengeségeit.Mivel az üzleti elemzés nagyon sokféle témát ölel fel, megfigyelhető volt az a tendencia, hogy az üzleti elemzők az üzleti elemzés három területe valamelyikére specializálódtak.
A mai üzleti világban a szervezeteknek többé-kevésbé állandó jelleggel a stratégiai kérdésekre kell összpontosítaniuk. Az üzleti elemzők ennek az igénynek megfelelően jártasak a szervezet stratégiai céljának és környezetének elemzésében, tanácsot adva a felső vezetésnek a megfelelő politikákkal és a politikai döntések hatásaival kapcsolatban.
Néha a szervezeteknek változtatásokat kell bevezetniük a fent említett stratégiai elemző által talált üzleti problémák megoldása érdekében. Az üzleti elemzők elemzik a célokat, folyamatokat és erőforrásokat, és javaslatokat tesznek a frissítések (az üzleti folyamatok újratervezése) vagy a fejlesztések (az üzleti folyamatok újratervezése) módjaira. Az ilyen típusú elemzők speciális készségei az üzleti ismeretek, a követelmények tervezése, az érdekelt felek elemzése és az üzleti folyamatok modellezése. Bár a szerepkör megköveteli a technológia és annak használatának megértését, ez nem IT-szerep.
Az üzleti elemzés ezen aspektusához három elem elengedhetetlen: az alapvető üzleti folyamatok újratervezése; technológiai kapcsolatok az alapfolyamatok támogatására; és szervezeti változásmenedzsment. Az üzleti elemzés ezen aspektusát „üzleti folyamatjavításnak” (business process modernization) is nevezik.
Az üzleti életben régóta fennálló probléma, hogyan lehet a legtöbbet kihozni az IT-szektorba irányuló beruházásokból, amelyek általában nagyon drágák és kritikusan, gyakran stratégiailag is fontosak. Az informatikai részlegek egy üzleti probléma tudatában gyakran üzleti elemzői szerepet hoznak létre, hogy jobban megértsék és meghatározzák informatikai rendszereik követelményeit. Bár előfordulhat némi átfedés a fejlesztői és tesztelői szerepkörrel, az erőfeszítések középpontjában mindig az informatikai rész áll a vállalat változási folyamatában, és általában az ilyen típusú üzleti elemzők csak akkor vesznek részt, ha a változtatási döntés már fentebb megszületett.
Végső soron az üzleti elemzők a következő eredményeket szeretnék elérni:
A projektek késése meglehetősen költséges.
Megjegyzés: Sok projektnél (különösen a nagyoknál) a projektmenedzser felelős a projekt időben történő befejezéséért. Az üzleti elemző feladata inkább az, hogy ha a projekt nem készül el időben, akkor legalább a legmagasabb prioritású követelmények teljesüljenek.
A költségek csökkentése és a projektek időben történő befejezése érdekében az üzleti elemzőnek azonosítania kell azokat a kockázati tényezőket, amelyek befolyásolják bármely folyamat hatékonyságát és termelékenységét. Emiatt összeférhetetlenség, az ellenőrzési eljárások formális végrehajtása, helytelen célmeghatározás, az információk idő előtti beérkezése, az informatikai rendszerek alacsony funkcionalitása és egyebek állhatnak fenn [1] .
Az üzleti elemzők biztosak akarnak lenni abban, hogy olyan alkalmazásokat írnak le, amelyek megfelelnek a végfelhasználók igényeinek. Lényegében a megfelelő alkalmazást akarják leírni. Ez azt jelenti, hogy dokumentálniuk kell a megfelelő követelményeket azáltal, hogy figyelmesen meghallgatják az ügyfelek visszajelzéseit, és egyértelmű követelmények teljes készletét kell megadniuk a szoftvert megíró műszaki építészeknek és mérnököknek. Ha egy üzleti elemző korlátozott eszközökkel vagy készségekkel rendelkezik a megfelelő követelmények azonosításához, akkor nagy a valószínűsége annak, hogy haszontalan vagy helytelen követelményeket dokumentál. A felesleges követelmények dokumentálására fordított idő nem csak az üzleti elemzőt érinti, hanem az egész fejlesztési folyamatot is. A mérnököknek kódolniuk kell a programot, hogy megfeleljenek ezeknek a szükségtelen követelményeknek, a tesztelőknek pedig ellenőrizniük kell, hogy a kért követelmények valóban a dokumentációban leírtak szerint működnek. Szakértők becslése szerint az új alkalmazások követelményeinek 10-40%-a szükségtelen vagy kihasználatlanul marad. Ha ezeket a szükségtelen követelményeket akár egyharmadára is csökkentjük, jelentős költségmegtakarítás érhető el.
A hatékonyságot kétféleképpen lehet elérni: csökkenti a készen kapható alkatrészek utómunkáját, és csökkenti a projekt időtartamát.
Az átdolgozás gyakori fejtörést okoz az iparágban, és sok szervezetben annyira általánossá vált, hogy gyakran beépítik a projektek költségvetésébe és tervekbe. Az átdolgozás általában többletmunkát jelent a hiányos vagy hiányzó követelmények miatti hibák kijavítására. A teljes szoftverfejlesztési folyamatot érintheti a tervezéstől a kódoláson át a tesztelésig. Az utómunkálatok szükségessége csökkenthető, ha a követelménygyűjtési és tervezési folyamatok megfelelőek, és biztosítják, hogy az üzleti és műszaki projekttagok már korai szakaszban részt vegyenek ezekben a folyamatokban.
A projekt időtartamának csökkentése két lehetséges előnnyel jár. A projekt csökkentése által minden hónapra felszabaduló erőforrások más projektekben is felhasználhatók. Ez megtakarításokat eredményezhet a jelenlegi projekten, illetve új projektek korábbi megkezdéséhez (ezáltal növelheti a potenciális bevételt).
Az üzleti elemzési elvek alkalmazása az innovációs és beruházási projektek eredményességének előzetes és utólagos értékelése céljából a pénzügyi kritériumok mellett a kulcsfontosságú érdekelt felek igényeinek kiegyensúlyozott kielégítését jelző mutatók használatát foglalja magában. [2]