Iratkezelés (eng. Iratkezelés ) - a szervezet dokumentumainak kezelése azok létrehozásától a végső megsemmisítésig. Ez a gyakorlat magában foglalja a dokumentumok irodai munkában történő kialakítását, tárolását, védelmét és megsemmisítését (vagy bizonyos esetekben az irattári tárolást ).
A dokumentum (felvétel) bemutatható kézzelfogható adathordozón (papír, mikrofiche , mikrofilm ) vagy digitális formában (fájlok mágnesszalagon, CD-n, merevlemezen stb.). Ezek lehetnek születési anyakönyvi kivonatok , röntgenfelvételek , dokumentumok , adatbázisok , jelentkezési adatok vagy e - mail . Az iratkezelés elsősorban a szervezet tevékenységeinek nyilvántartására összpontosít, és általában az iratok jogi értékének, nem pedig fizikai formájának megfelelően alkalmazzák. A dokumentumok különböznek az iratoktól az adatok meglétében (hivatkozási szám, szervezet neve, vezetőség aláírása, pecsét stb.). A tárolásra általában az irodai munka folyamatából származó részleteket tartalmazó dokumentumok vonatkoznak, amelyek a tárolás feltételei szerint (a nómenklatúra szerint) az ideiglenes vagy állandó tárolás kategóriájába tartoznak.
Korábban az iratkezelés kifejezéssel azon iratok kezelését célozták, amelyek már kimentek a napi használatból, de még nem jártak le - "féláram", "inaktív", gyakran pincében, ill. a vállalkozáson kívül. A kifejezés modernebb használata magában foglalja az irat teljes életciklusát, a keletkezéstől a végső megsemmisítésig.
Az ISO 15489:2001 szabvány az iratkezelést úgy határozza meg , mint „ az iratok létrehozásának, fogadásának, tárolásának, felhasználásának és megsemmisítésének hatékony és szisztematikus ellenőrzéséért felelős irányítási területet, beleértve az iratok tevékenységére és tranzakcióira vonatkozó adatok gyűjtésének és karbantartásának folyamatát. vállalkozás nyilvántartás formájában .”
Az ISO meghatározása szerint a rekord a következő: " egy szervezet vagy személy által jogi kötelezettséggel vagy üzleti tevékenységgel összhangban bizonyítékként vagy információként létrehozott, megszerzett és tárolt információ ".
A Nemzetközi Levéltári Tanács (ICA) az iratot úgy határozza meg, mint „ egy vállalati vagy egyéni tevékenység kezdeményezésének, lebonyolításának és befejezésének folyamata során készített vagy megszerzett rögzített információ, beleértve a tartalmat, kontextust és szerkezetet, amely elegendő ahhoz, hogy bizonyítékot nyújtson a tevékenységről ”. A definíciókban a kulcsszó a bizonyíték. Egyszerűen fogalmazva, egy rekordot úgy lehet meghatározni, mint "egy esemény bizonyítékát".
Az iratkezelési gyakorlatok magukban foglalhatják:
Az iratkezelés alapvető szabályai szerint az automatizált rendszerek segítséget jelentenek az iratok gyűjtésében, osztályozásában és folyamatos kezelésében azok életciklusa során. Egy ilyen rendszer lehet papír alapú (például könyvtárban használt indexkártyák ) vagy számítógépes ( elektronikus iratkezelő alkalmazás ).
Az ISO 15489:2001 szerint az iratkezelés a következőket tartalmazza:
A fizikai nyilvántartások kezelése különféle ellenőrzéseket foglal magában, és a szakértelem különféle formáira épülhet . A feljegyzéseket azonosítani és hitelesíteni kell. Ez általában rendszerezés és információ-visszakeresés kérdése; bizonyos esetekben óvatosabb kezelésre van szükség.
A jogi rekordként ábrázolt elem hitelesítést igényel. Előfordulhat, hogy a dokumentumot (vagy más kézzelfogható bizonyítékot) igazságügyi szakértőknek meg kell vizsgálniuk annak hitelességének megállapítása és a tartalmi sérülések, módosítások vagy hiányosságok dokumentálására. Szélsőséges esetekben az elemeket mikroszkóppal , röntgennel , radiokarbon kormeghatározással és kémiai elemzéssel lehet megvizsgálni . Az ilyen szintű ellenőrzés ritka, de különös gondosságot igényel a szervezeti nyilvántartások létrehozása és karbantartása.
Az iratokat úgy kell tárolni, hogy egyrészt hozzáférhetőek legyenek, másrészt óvni kell őket az esetleges külső hatásoktól. Egy tipikus papíralapú dokumentumot egy irodai iratszekrényben lehet tárolni, azonban egyes szervezetek külön mikroklímát (beleértve a hőmérsékletet és a páratartalmat ) szabályozott helyiségeket használnak. A kritikus feljegyzéseket földrengésálló széfekben vagy kamrákban kell tárolni a tüzek , áradások , földrengések és egyéb ütközések elleni védelem érdekében. Szélsőséges esetekben szükséges, hogy a felvételt elszigeteljék a külső hatásoktól, és nyilvánosan elérhető legyen (például az Egyesült Államok alkotmányának aláírt eredeti példánya ). Előfordulhat, hogy építőmérnökökkel kell konzultálni annak megállapítása érdekében, hogy a hely hatékonyan elhelyezhető-e polcok és papírszekrények. Történelmileg egyes katonai hajókat úgy terveztek, hogy papíralapú működési eljárásaik súlya a kiegyenlítő ballaszt része volt (a modern nyilvántartási rendszerek ezt az információt elektronikus tárolóba vitték át). Amellett, hogy az iratokat a szervezet telephelyén tárolják, sok szervezet az iratait kívülről tárolja, szerződést kötve a külső tároló cégekkel .
A szokásos tárolási helyéről eltávolított dokumentum elérési útját körforgásnak nevezzük. Gyakran egyszerű írásos eljárással rögzítik. A legtöbb modern hardverrendszer azonban számítógépes rendszereket használ, beleértve a vonalkód -leolvasókat és a rádiócímkés technológiákat a dokumentumok mozgásának nyomon követésére. Használhatók időszakos auditálásra is az iratok jogosulatlan mozgásának észlelésére.
Az iratok leírása nem minden esetben jelent megsemmisítést, átkerülhet levéltárba, múzeumba vagy magánszemélyhez . A leírást a törvénynek , jogszabálynak, rendeletnek vagy működési eljárásnak megfelelően kell végrehajtani; óvintézkedéseket kell tenni az információk véletlenszerű nyilvánosságra hozatalának elkerülése érdekében. A folyamatot jól dokumentálni kell, kezdve egy nyilvántartási protokollal, irányelvekkel és eljárásokkal, amelyeket magas szinten hagytak jóvá. Meg kell őrizni a megsemmisített iratok listáját, beleértve a megsemmisítési igazolást is. A szervezetek soha nem szabadulnak meg a lemezektől úgy, hogy a szemetesbe dobják őket: a legtöbb aprítógépet használ a papír apró csíkokra vagy darabokra történő aprítására, vagy elégetheti, amire szüksége van.
A piacon elérhető termékeket úgy tervezték, hogy az iratok hatálybalépésével, lejáratával, megőrzésével, megőrzési tervezésével és leszerelésével kapcsolatos iratkezelési folyamatokat végezzenek. Egyes esetekben az RFID technológiát a fizikai fájl nyomon követésére is használják.
Az iratkezelés általános elvei az iratok formátumától függetlenül érvényesek. A digitális iratok (többnyire elektronikus iratként emlegetve) sajátos vitás kérdéseket vetnek fel: a fizikailag nem jelenlévő iratokat nehezebb karbantartani és védeni a tartalmat, a kontextust és a szerkezetet.
Az elektronikus iratok kezelésére szolgáló számítógépes rendszerek funkcionális követelményeit az Egyesült Államok Védelmi Minisztériuma [1] , az Angliai és Walesi Nemzeti Levéltár [2] és az Európai Bizottság készítette el , amelynek MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records) szabványa. [3] legalább 12 nyelvre (beleértve az oroszt is) lefordították, és Európában és azon kívül is használják. A szabványt az Európai Bizottság által finanszírozott DLM fórum kezdeményezésére fejlesztették ki . [4] .
A főbb problémák az elektronikus iratok időbeli elérésével és olvasásával kapcsolatosak: a technológia rohamos fejlődése miatt az iratok készítéséhez használt szoftverek elavultak, magukat az iratokat pedig elérhetetlenné teheti az olvasó számára. A digitális örökség megőrzésének égisze alatt sok kutatás folyik a probléma megoldására . Az ausztráliai Melbourne - ben található Victoria Public Record Office (PROV) közzétette Victorian Electronic Records Strategy-jét (VERS) , amely szabványt tartalmaz a meglévő elektronikus iratok védelmére, hosszú távú tárolására és hozzáférésére. A VERS-t az összes viktoriánus kormányhivatal elfogadta. A PROV egy elektronikus archívumot hozott létre , hogy a nagyközönség számára állandó hozzáférést biztosítson az iratokhoz.
Az iratkezelés 2005 óta nagy érdeklődést mutat a vállalatok körében az új szabályoknak és előírásoknak való megfelelés miatt. Míg a kormányzati, jogi és egészségügyi struktúrák szigorú, történelmileg kialakult szabályok szerint vezették a nyilvántartást, addig a közös vállalati nyilvántartást anélkül hajtották végre, hogy eléggé szabványosították volna. Emellett az Enron és az Arthur Andersen könyvelőiroda közötti botrány, valamint a legutóbbi iratkezelési botrányok újra felkeltették az érdeklődést a vállalati iratok megőrzése, a megőrzési követelmények, a peres eljárások előkészítése és a kapcsolódó ügyek iránt. Az Egyesült Államokban a Sarbanes-Oxley törvény további kihívásokat támaszt a megfelelési tisztviselők előtt, ami egységesebb nyilvántartási folyamatot eredményezett a szervezeten belül. A 90-es években szinte az összes ügyintéző és informatikai menedzser megbeszélése volt – a fő hangsúly a jogi szempontok bővítésén volt, most pedig a megfelelésre és a kockázatokra .
Az ügyintézők fontos feladatává vált az iratok titkosságának és védelmének biztosítása, valamint a személyes adatok eltulajdonításának megakadályozása. Ez utóbbiak feladata az iratvédelem előmozdításában megnőtt, felhívva a figyelmet a fennálló problémákra. Az iratok megőrzésének és megsemmisítésének időzítésének fontosságát hangsúlyozza, hogy lépéseket kell tenni annak érdekében, hogy bizonyos személyekre vonatkozó információkat ne őrizzenek meg.
A legjelentősebb kérdés az egyéni és vállalati kultúrában szükséges változtatások voltak , amelyek mind a belső, mind a külső érintettek javát szolgálják. Az iratkezelést gyakran szükségtelen vagy alacsony prioritású feladatnak tekintik a szervezet legalacsonyabb szintjén. A nyilvánosságra hozott események megmutatták, hogy az iratkezelés valójában a vállalaton belüli minden személy és társasági egység felelőssége.
Az ügyintézők körében erősen vitatott kérdés volt az elektronikus dokumentum- és iratkezelő rendszerek (EDRMS) kritikátlan átvétele. Egy neves üzleti gondolkodó szerint:
Ami az átlagos felhasználót illeti, az EDRMS olyan dolog, amit nem akarnak, nem szeretnek vagy nem tudnak használni. Mint ilyen, nem meglepő, hogy olyan kevés felhasználó alkalmazza ezeket a rendszereket – egy munkatársam egyszer azt mondta nekem: „Az EDRMS használatára kényszeríteni olyan, mint egy vakolót kalapáccsal dolgozni.”
És most végre itt az ideje, hogy az iratkezelési szakma, mint olyan felé fordítsa a tekintetét. Véleményem szerint egy hajszálon belül vagyunk ahhoz, hogy az EDRMS-szel kapcsolatos vak megszállottságunk egy intellektuálisan steril, eladók által irányított specialitássá váljon. Az elmúlt évtized nagy részében hagytuk, hogy mások gondolkodjanak helyettünk, és az EDRMS-re, mint „intellektuális mankónkra” hagyatkoztunk. De ne tévesszen meg, mert ezért kizárólag mi vagyunk a hibásak. Mint a gyerekek, akik egy tündérmesében követik a Pied Pipert, hagytuk magunkat elvarázsolni az általunk követett dallamok által, kérdés és vita nélkül, bárhová is vitt minket a technológia.
Eredeti szöveg (angol)[ showelrejt] Ami az átlagos felhasználót illeti, az EDRMS-t nem akarták, nem szeretik és nem is tudják használni. Így nem csoda, hogy olyan kevés felhasználó fogadja el őket – ahogy egy ember egyszer azt mondta nekem: „EDRMS használatba vétele olyan, mintha kalapácsot kérnék egy vakolótól”! És most végre itt az ideje, hogy szemünket magára az iratkezelési szakmára fordítsuk. Véleményem szerint egy bajba jutottunk, hogy megengedjük az EDRMS-sel kapcsolatos vak megszállottságunknak, hogy intellektuálisan steril, eladók által irányított szakmává változtasson bennünket. Egy évtized legjobb részében megengedtük másoknak, hogy helyettünk gondolkodjanak, és az EDRMS-re, mint intellektuális mankónkra hagyatkoztunk. De ne tévesszen meg, mert ezért a hibánk egyértelműen rajtunk múlik. Mint a gyerekek, akik követik a Pied Piper-t, hagytuk magunkat annyira elvarázsolni a lejátszott dallam által, hogy kérdés és vita nélkül elvezettek minket, bárhová is vitt minket a technológia. – Steve Bailey, The RMS Debate: The Case Against EDRMS. [5] .Az ügyintézők másik nagy érdeklődésére számot tartó kérdés a közösségi média , például a Wiki , Facebook , Twitter hatása a hagyományos iratkezelési gyakorlatokra, követelményekre és elvekre.
Számos főiskola és egyetem kínál könyvtár- vagy információtudományi képzési programokat, amelyek lefedik az iratkezelést. Ezen kívül vannak olyan szakmai testületek, mint például az Ausztráliai Iratkezelési Szövetség (RMAA), a Certified Records Managers Institute of Certified Records Managers, amelyek külön, nem tanúsított, szakmai értékeléseket biztosítanak a Certified Records Manager (CRM) gyakorlásához és megszerzéséhez. További oktatási lehetőségeket bizonyítvány program formájában is biztosítanak:
A Collaborative Electronic Notebook Systems Association (CENSA) képzéseket, gyakorlati kurzusokat és szemináriumokat biztosít a tudományos és műszaki nyilvántartások teljes életciklusának kezeléséről, valamint a minőségi elektronikus nyilvántartási gyakorlati szabványokról (Q-ERPS). A University of South Australia bizonyítványokat, okleveleket és mesterdiplomákat kínál az üzleti információkezelés, valamint a könyvtár- és információkezelés területén, mint az iratfolyamkezelés specialistája.
Az Egyesült Államokban az iratkezelési oktatáshoz a közelmúltban bővült a MARA [6] , amely a San Jose Állami Egyetem Könyvtár- és Információtudományi Karának Könyvtár- és Információtudományi Iskolája által kínált Archívum- és iratkezelési mesterképzés . Az iratkezelés és az archívumkezelés szakának másik lehetőségét a Michigani Egyetem Számítástechnikai Tanszéke kínálja MSI (Masters of Science in Information) fokozatának részeként. A detroiti Wayne State University online értékelést kínál az Irat- és információkezelés szakra. [7]
Az elektronikus dokumentum- és iratkezelő rendszer (EDRM) egy szoftver (vagy programkészlet), amelyet dokumentumok nyomon követésére és tárolására használnak. A kifejezés különbözik a „képfeldolgozó rendszerektől” vagy „ dokumentumkezelő rendszerektől ”, amelyek képrögzítésre vagy dokumentumkezelésre specializálódtak. Az iratkezelési rendszerek (ERM) általában speciális funkcionalitást biztosítanak a dokumentumok biztonságára és ellenőrzésére, az ügyintézők igényeire szabva.
Az Egyesült Államok Nemzeti Levéltári és Irattári Hivatala (NARA) jóváhagyta az Egyesült Államok Védelmi Minisztériumának 5015.2 szabványát, mint " megfelelő és megvalósítható keretet az iratok kezelésével kapcsolatos alapvető kihívások kezelésére egy olyan automatizált környezetben, amely egyre inkább leírja azok létrehozását és használatát ". [nyolc]
Az iratkezelő rendszer gyártói az Egyesült Államok Védelmi Minisztériumának 5015.2 szabványának megfelelő tanúsítványt kaphatnak, ha megfelelnek a Joint Interoperability Test Command (JITC) parancsnokságnak, amely teszteseteket (teszteseteket) fejleszt , részletes 5015.2 összefoglaló jelentéseket ír, és online szoftvertermék-kutatást végez.
Az Egyesült Királyság Nemzeti Levéltára két funkcionális követelménycsoportot tett közzé az elektronikus iratkezelő szoftverek piacának előmozdítása érdekében (1999 és 2002). Ezenkívül elindított egy termékértékelési programot a 2002-es követelményekhez képest. Bár eredetileg a központi kormányzat részvételével készültek, az Egyesült Királyságban és más országokban a közszolgálatok szélesebb köre is lelkesedéssel fogadta őket. A tesztprogramok jelenleg le vannak zárva, az Országos Levéltár már nem fogad ezekre a jelentkezéseket. Az Országos Levéltár 2002. évi követelményei azonban továbbra is aktuálisak.
Az Európai Bizottság 2001-ben tette közzé a MoReq-et (lásd fent). [9] Bár formálisan nem szabvány, a MoReq-et mégis ilyen típusú normatív dokumentumként említik. [10] Az IDA kezdeményezés finanszírozta, és a DLM fórum közreműködésével fejlesztették ki. 2008 februárjában megjelent a MoReq jelentős frissítése, MoReq 2 néven. [11] A MoReq 2 kezdeményezését szintén a DLM Fórum kezdeményezte, és az Európai Bizottság (jelen esetben az IDABC, az IDA utódja) finanszírozta. [12] A MoReq-hez szoftvertesztelési keretrendszer és XML-séma társul ; A 2008. decemberi toulouse-i DLM Forum konferencián megállapították a szoftvertesztelési rendszernek való megfelelést.
Az Ausztrál Nemzeti Levéltár 2006-ban előzetes tervezetként [14] tette közzé az EIKR Funkcionális Követelményeit [13] és a kapcsolódó irányelveket az EIKR Funkcionális Követelményeinek használatára vonatkozóan .
Az új-zélandi levéltár 2005 júniusában tette közzé az "Independent Best Practices" című, az elektronikus iratkezelési rendszerek szabványát (5. szabvány) [15] , amelyet a 2005-ös köztörvény 27. cikke alapján adtak ki. [16]
Az ezeket a szolgáltatásokat nyújtó kereskedelmi központok a szervezet papír és elektronikus dokumentumainak tárolására szakosodtak. Nagy sűrűségű és biztonságos tárolást biztosítanak a papíralapú dokumentumok számára, és klímaszabályozást biztosítanak a speciális tárolást igénylő informális adathordozók számára. Iparági szervezetük a PRISM International, egy nemzetközi non-profit szövetség, amely cégtulajdonosokat és vezető szakértőket tömörít az iratkezelés és az információáramlás-kezelés területén.