Dokumentumkezelő rendszer

Dokumentumkezelő rendszer , DMS , DMS ( eng.  Document management system ) - olyan számítógépes rendszer (vagy számítógépes programok készlete), amely elektronikus dokumentumok és/vagy papíralapú dokumentumok képei (képek és egyéb műtermékek ) nyomon követésére és tárolására szolgál. A dokumentumkezelő rendszereket (DMS) általában a vállalati tartalomkezelő rendszerek (ECMS) összetevőjének tekintik, amely a tartalomkezelő rendszerek (CMS) egy fajtája.

Általánosságban elmondható, hogy a dokumentumkezelő rendszerek (DMS) tárolást, verziókezelést , metaadat -címkézést és dokumentumok biztonságát, valamint indexelési és speciális dokumentumkeresési lehetőségeket biztosítanak.

DMS szolgáltatások

Metaadatok

A metaadatokat általában minden dokumentumhoz tárolják. A metaadatok tartalmazhatják például azt a dátumot, amikor a dokumentumot bevitték a tárhelybe, valamint a műveletet végrehajtó felhasználó azonosítóját. A DMS automatikusan is kinyerheti a metaadatokat a dokumentumból, vagy felkérheti a felhasználót erre. Egyes rendszerek OCR-szolgáltatást biztosítanak a beszkennelt dokumentumokhoz vagy az elektronikus dokumentumok szövegének kivonásához. A kivont szöveg felhasználásával a rendszer lehetővé teszi, hogy a dokumentumon belül kulcsszavak alapján keressen egy dokumentumot.

Integráció

Sok dokumentumkezelő rendszer megpróbálja közvetlenül integrálni a dokumentumkezelő funkciót különböző alkalmazásokba, lehetővé téve a felhasználó számára, hogy a dokumentumot közvetlenül a dokumentumkezelő rendszer tárházából lekérje, módosítsa, és új verzióként visszamentse a tárba, mindezt egyben. alkalmazás elhagyása nélkül. Ez az integráció elsősorban irodai programcsomagokhoz és e-mail kliensekhez, illetve csoportos/csoportos munkára tervezett szoftverekhez érhető el. Az integráció általában nyílt szabványok használatát foglalja magában , például: ODMA, LDAP , WebDAV és SOAP .

Rögzítés

Papír dokumentumok digitalizálása szkennerek és MFP -k segítségével . Az OCR-szoftvert gyakran használják a digitális képek géppel olvasható szöveggé alakítására is.

Indexelés

Az indexelés lehetővé teszi a dokumentumok osztályozását metaadatok és a dokumentumból kinyert szöveg szótári indexe alapján. Az indexelés elsősorban a fejlett dokumentumkeresési lehetőségek támogatására szolgál. A gyors és minőségi keresés egyik fő feltétele a dokumentumindex létrehozása.

Vault

Elektronikus dokumentumokat tárol. A dokumentumtárolás magában foglalja az általa tárolt dokumentumok kezelését is. A tároló biztosítja az egyik adathordozóról a másikra való migrációt és az adatok integritását is.

A dokumentumtárolás lehet fájltárolás és DBMS (adatbázis) formájában történő tárolás is. A DBMS -ben a dokumentumtárolás viszont egy (egyetlen) adatbázisban és különálló adatbázisokban is előállítható.

Szabályozási követelmények

A szervezetek dokumentumkezelési rendszerére vonatkozó főbb szabályozási követelmények a következők:

Lásd még

Jegyzetek

  1. ↑ 1994. december 29-i szövetségi törvény N 77-FZ "A dokumentumok kötelező másolatáról" (módosításokkal és kiegészítésekkel) | GARANCIA . base.garant.ru . Letöltve: 2021. május 19. Az eredetiből archiválva : 2012. március 22.
  2. ↑ Az elektronikus aláírásról szóló 2011. június 4-i N 63-FZ szövetségi törvény (módosításokkal és kiegészítésekkel) | GARANCIA . base.garant.ru . Letöltve: 2021. május 19. Az eredetiből archiválva : 2021. május 19.
  3. ↑ A Szövetségi Levéltári Ügynökség 2019. december 20-i rendelete N 236 "Az állami szervek, önkormányzatok és szervezetek tevékenysége során keletkezett szabványos közigazgatási levéltári dokumentumok jegyzékének jóváhagyásáról, feltüntetve azok tárolási idejét" | GARANCIA . base.garant.ru . Letöltve: 2021. május 19. Az eredetiből archiválva : 2021. május 19.
  4. ↑ Az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának 2015. március 31-i, N 526-os rendelete „Az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumai és egyéb levéltári dokumentumok tárolásának, beszerzésének, elszámolásának és felhasználásának megszervezésére vonatkozó szabályok jóváhagyásáról hatóságok, önkormányzatok és szervezetek" | GARANCIA . base.garant.ru . Letöltve: 2021. május 19. Az eredetiből archiválva : 2021. május 19.
  5. ↑ GOST R 7.0.97-2016 Információs, könyvtári és publikációs szabványrendszer (SIBID). Szervezeti és adminisztratív dokumentáció. Dokumentációs követelmények . Letöltve: 2021. május 19. Az eredetiből archiválva : 2021. május 19.
  6. ↑ GOST R ISO 15489-1-2019 SIBID. Információ és dokumentáció. Dokumentum kezelés. 1. rész. Fogalmak és alapelvek . Letöltve: 2021. május 19. Az eredetiből archiválva : 2021. május 19.
  7. ↑ GOST R ISO 30300-2015 SIBID. Információ és dokumentáció. Dokumentumkezelő rendszerek. Alapok és szókincs . Letöltve: 2021. május 19. Az eredetiből archiválva : 2021. május 19.
  8. ↑ GOST R 7.0.101-2018 / ISO 30301:2011 Információs, könyvtári és publikációs szabványrendszer. Információ és dokumentáció. Dokumentumkezelő rendszerek. Követelmények . Letöltve: 2021. május 19. Az eredetiből archiválva : 2021. május 19.
  9. ↑ GOST R ISO 23081-1-2008 SIBID. Dokumentumkezelési folyamatok. A dokumentumok metaadatai. 1. rész. Alapelvek . Letöltve: 2021. május 19. Az eredetiből archiválva : 2021. május 19.
  10. ↑ GOST R 55681-2013/ISO/TR 26122:2008 Információ és dokumentáció. Munkafolyamatok elemzése a dokumentumkezelés szempontjából . Letöltve: 2021. május 19. Az eredetiből archiválva : 2021. május 19.
  11. ↑ GOST R 53898-2013 Elektronikus dokumentumkezelő rendszerek. Dokumentumkezelő rendszerek interakciója. Az elektronikus üzenet műszaki követelményei . Letöltve: 2021. május 19. Az eredetiből archiválva : 2021. május 19.
  12. ↑ GOST R 57551-2017/ISO/TR 18128:2014 Információ és dokumentáció. Kockázatértékelés dokumentumfolyamatokhoz és -rendszerekhez . Letöltve: 2021. május 19. Az eredetiből archiválva : 2021. május 19.
  13. ↑ GOST R ISO 11442-2014 Termékek műszaki dokumentációja. Dokumentációkezelés . Letöltve: 2021. május 19. Az eredetiből archiválva : 2021. május 19.
  14. ↑ GOST R ISO / TS 10303-1297-2012 Gyártásautomatizálási rendszerek és integrációjuk. Termékadatok bemutatása és ezen adatok cseréje. 1297. rész Alkalmazási modul. Dokumentumkezelés a PP239 alkalmazási protokoll szerint . Letöltve: 2021. május 19. Az eredetiből archiválva : 2021. május 19.
  15. ↑ A Szovjetunió Főarchívumának 1988. május 25-i 33. számú végzése Állami Dokumentációs Kezelő Rendszer (GS DOU) . Letöltve: 2021. május 19. Az eredetiből archiválva : 2021. május 19.
  16. ↑ A Szövetségi Levéltári Ügynökség 2018. április 11-i N 44-es rendelete „Az állami szervezetek papírmunkájára vonatkozó mintautasítások jóváhagyásáról” | GARANCIA . base.garant.ru . Letöltve: 2021. május 19. Az eredetiből archiválva : 2021. május 19.
  17. ↑ Az Orosz Föderáció Digitális Fejlesztési, Távközlési és Tömegmédia Minisztériumának és az Orosz Föderáció Szövetségi Biztonsági Szolgálatának 2020.12.04-i rendelete N 667/233 „Az állami szervek és az állam közötti szervezeti és műszaki együttműködés követelményeinek jóváhagyásáról Szervezetek" | GARANCIA . base.garant.ru . Letöltve: 2021. május 19. Az eredetiből archiválva : 2021. május 19.