A dokumentumok életciklusa az iratkezelésben a dokumentum „élettartamának” következő szakaszait jelenti: a létrehozástól a tárolásig (archívumban) vagy a megsemmisítésig. Bár léteznek különféle dokumentum életciklus-modellek, mindegyik magában foglalja a létrehozást vagy visszakeresést, a kezelést és a törlést [2] .
A dokumentum-életciklus dokumentumkezelési szakasza a létrehozásból, osztályozásból, körforgásból és törlésből áll. A létrehozás az információk dokumentum formájában történő átvétele során történik. A dokumentumokat vagy azok információit valamilyen logikai rendszerbe sorolják. Mivel a dokumentumokat használják (köröztetik), karbantartást igényelnek. A törlés magában foglalja a megsemmisítést vagy az archívumba való átvitelt későbbi felhasználás céljából.
Ezt egy második, archiválási szakasz követi, amely a dokumentumok levéltárba történő kiválasztásából vagy átvételéből, a számviteli apparátusban, a keresőkészülékben található dokumentumok leírásából, valamint a dokumentumok, esetleg dokumentált információk tárolásából áll . A kutatók és tudósok továbbra is hivatkozhatnak és felhasználhatják a dokumentumokban található információkat.
Az 1930-as években Emmett Leahy, az Egyesült Államok Nemzeti Levéltárának munkatársa nagy szerepet játszott egy olyan program kidolgozásában, amely meghatározza a dokumentumok életciklusát a létrehozástól és felhasználástól a végső megsemmisítésig vagy archiválásig. Richard Berner, a Washingtoni Egyetem munkatársa egységes célt javasolt az iratkezelés és az archívum számára: "az iratok felelős felhasználása és adminisztrációja, amely akár az engedélyezett megsemmisítéshez, akár az archívumok megőrzéséhez és kezeléséhez vezet."
Az iratkezelési és levéltári szakmák, bár egymástól elkülönülnek, kétségtelenül ugyanazt a célt szolgálják: a dokumentált információk hatékony kezelését a kontinuum minden szakaszában, a létrehozástól a selejtezésig. A dokumentált információk hatékony kezelése (amit Berner "felelős iratok felhasználásának és adminisztrációnak" nevez) folyamatos kommunikációt igényel az iratkezelő és a levéltáros között, hogy:
A későbbiekben Frank Upward és a dokumentumkontinuum-modell kidolgozása jelentős hozzájárulást nyújtott .