A bérszámfejtési outsourcing ( Payroll Outsourcing ) a bérszámfejtési és a bérszámfejtéssel kapcsolatos jelentési funkciónak (részben vagy egészben) más, az adott területre szakosodott vállalkozás szerződés alapján történő ellátása [1] .
A bérszámfejtési outsourcing a számviteli kiszervezés egy fajtája . A számviteli funkciók kiszervezése magában foglalja a számviteli és adószámvitel kiszervezését , a személyi nyilvántartások kezelését, a bérek kiszervezését, a pénzügyi kimutatások RAS és IFRS szerinti elkészítését .
Az első speciális bérszámfejtési outsourcing cégek a második világháború után jelentek meg az Egyesült Államokban . A világ legnagyobb bérszámfejtési szolgáltatója – az American Automatic Data Processing (ADP) – világszerte 620 000 vállalat bérszámfejtését készíti el az Egyesült Államokban minden hatodik alkalmazottra (24 millió emberre), és világszerte mintegy 600 000 bérszámfejtési projektet valósított meg [2] .
Az ADP-t 1949-ben Henry Taub könyvelő alapította két partnerrel, érzékelve a vállalkozás megtakarítási igényét. Az ADP által készített bérjegyzék 25 centbe került ( a Burger Kingnél egy hamburger 18 cent volt). „Nagyszerű ötlet mindössze 25 dollárt fizetni egy heti bérszámfejtésért 100 alkalmazott után. Egy főállású könyvelő fizetése elérte a heti száz dollárt, és az outsourcing megmentheti attól, hogy ezt a tipikusan irodai munkát végezze” – mondta Frank Lautenberg , az ADP társalapítója és marketingese , később New Jersey -i szenátor lett. ügyfeleket az outsourcing jelentéséről .
Az 1960-as években az ADP kétszáz szervezet alkalmazottainak fizetését számolta, köztük a " My Fair Lady " című musical társulatát , és 2012-ben a cég a 269. helyen végzett a Fortune 500 besorolásában , 10 milliárd dollár bevétellel [3] .
A kis- és középvállalkozások közül a számviteli funkciókat a cégek 86%-a Európában , 92%-a az USA-ban, 96%-a Izraelben végzi ki [4] [5] .
A Szovjetunióban a nagy szervezetek az 1970-es években elkezdték a bérszámfejtés és az adólevonások végrehajtását speciális, számítógéppel felszerelt elszámolási központokba áthelyezni. Kényelmesebb és olcsóbb volt, mint a terjedelmes és összetett számítástechnikai berendezések vásárlása, üzemeltetése és adminisztrálása.
Az 1990-es évek közepén megjelentek az országban az első külföldi bérszámfejtési és számviteli outsourcing szolgáltatók, amelyek Oroszországban képviseleti irodákat nyitó külföldi cégeket szolgáltak ki. Még ma is vezető szerepet töltenek be az orosz piacon: a bevétel tekintetében az öt legnagyobb bérkihelyezési megbízó közül három külföldi vállalat [6] .
A szolgáltató által a bérkihelyezés keretében nyújtott szolgáltatások fix (kiszámítható mennyiségben, rendszeresen és ütemezetten nyújtottak) és kiegészítő (szabálytalan, egyszeri és/vagy az ügyfél igényeihez igazodó) szolgáltatásokra oszthatók. .
Fix szolgáltatások:
Megrendelésükkel a cég havonta kapja a szolgáltatótól:
További szolgáltatások:
A bérszámfejtési kiszervezés költségeit befolyásolják:
Az „Expert” minősítő intézet éves „Számviteli funkciók kiszervezési rangsora” szerint a számviteli funkciók kiszervezési piacának volumene Oroszországban 2019-ben 12%-kal nőtt 2018-hoz képest.
A 7 legnagyobb számviteli outsourcing szolgáltató bevétel szerint, 2019 [7]| Hely a rangsorban | Outsourcing szolgáltató neve | Számviteli feladatok kiszervezésére szakosodás (ezer rubel) | ||
|---|---|---|---|---|
| Bérszámfejtés | Személyzeti számvitel és irodai munka | Számvitel és adószámvitel | ||
| egy | "Sber megoldások" | 696 149 | 159 419 | 358 106 |
| 2 | "BDO Unicon" | 217 120 | 192 365 | 586 356 |
| 3 | 1C-WiseAdvice | 222 083 | 38 463 | 231 423 |
| négy | Unistuff bérszámfejtő társaság | 309 385 | 167 936 | 21 538 |
| 5 | "Informaudit szolgáltatás" | 36 926 | 21 142 | 494 320 |
| 6 | SCHNEIDER CSOPORT | 16 453 | - | 501 745 |
| 7 | UCMS csoport | 223 588 | 60 636 | 131 731 |
Az 1990-es évek közepétől a 2000-es évek végéig a külföldi cégek voltak a bérszámfejtési outsourcing szolgáltatók fő ügyfelei. 2008 óta nő a bérszámfejtési outsourcingot alkalmazó orosz szervezetek száma. Ennek oka a válság idején szükséges költségcsökkentés, a „fehér” könyvelést folytató cégek számának növekedése, az adóhatósági aktivitás és a fiskális kockázatok növekedése, valamint a befektetések vonzására és a hitelezésre való felkészülés.
A Headhunter által az UCMS Group és az Intercomp megbízásából készített „Accounting Outsourcing Market 2013” tanulmány [8] szerint az Oroszországban működő cégek 29%-a alkalmaz számviteli funkciók kiszervezését, további 10%-uk pedig a közeljövőben tervezi ezt. . A könyvelési funkciók kiszervezését minden második külföldi és minden negyedik orosz szervezet alkalmazza. A bérszámfejtési kiszervezést a megkérdezett cégek 32%-a alkalmazza. A tanulmány résztvevői szerint az outsourcing leginkább a cégtulajdonosok és a felső vezetés – a vezérigazgató, gazdasági igazgató – számára előnyös.
Bérszámfejtési outsourcing alkalmazása különböző méretű cégeknél, 2011 [9]| Létszám, fő |
Kevesebb, mint 50 | 50-100 | 100-500 | 500-1000 | 1000 felett |
|---|---|---|---|---|---|
A bérszámfejtést kiszervezett cégek százalékos aránya |
43% | 16 % | 27% | 25% | húsz % |
A bérszámfejtés kiszervezésének fő előnyei [10] [11] [12] [13] [14] [15] :
Diagram. A számviteli funkciók kiszervezésének előnyei
Válaszadók: 63 HR vezető, 88 felsővezető olyan cégektől, akik tapasztalattal rendelkeznek számviteli feladatok kiszervezésében.
A bérszámfejtési outsourcing igénybevételével kapcsolatos kockázatok nagy része a szolgáltatóválasztás és a szolgáltatásnyújtás folyamatának szabályozása során alakul ki. A magas színvonalú bérszámfejtési outsourcing szolgáltatás megszerzéséhez alapvetően fontos a jogilag illetékes együttműködési megállapodás és a szolgáltatásnyújtás szintjéről gazdaságilag megalapozott megállapodás (Service level Agreement, SLA) megkötése. Emiatt költséges tanácsadásra lehet szükség a folyamat kiszervezésre való átviteléhez .
A szolgáltatásnyújtás folyamatának nem megfelelő megszervezése, rossz minőségű munkavégzés, határidők be nem tartása miatt a cégek 22%-ának kellett bérszámfejtési outsourcing szolgáltatót váltania vagy a folyamatot visszaküldenie a cégnek [16] .
A szolgáltatóval való együttműködés paramétereinek teljes körű szabályozása hiányában, ha szükséges a szállító cseréje, adatvesztés léphet fel, problémák léphetnek fel a folyamatok vállalathoz történő visszaküldésével és/vagy másik szállítóhoz való átvitelével.
A szervezetnek át kell strukturálnia üzleti folyamatait az outsourcing figyelembevételével, újra kell osztania az alkalmazottak feladatait, külön szakembert/szakembereket kell kijelölnie és ki kell képeznie a megbízóval való kapcsolattartásra.
Ha a szolgáltató nem tudja biztosítani a munkavégzést az ügyfél telephelyén telepített szoftverben, további költséges programozásra van szükség az integrációhoz.
Az outsourcing hatékonyságának megbízható értékeléséhez ki kell dolgozni a szolgáltató munkájának minőségét értékelő rendszert (általában kulcsfontosságú teljesítménymutatókon , KPI-k alapján), és rendszeresen értékelni kell.
A megbízó számára helytelenül beállított KPI-k gyakran eltéréshez vezetnek a szolgáltatás minősége és az ügyfél elvárásai között.
Az outsourcing nem elérhető a "szürke" könyvelést alkalmazó szervezetek számára.
Az outsourcing közel sem minden vállalat számára biztosít közvetlen költségcsökkentést.
Mielőtt a folyamatot áthelyeznénk az outsourcingba, nagyon kívánatos formalizálni és automatizálni, ami külön költségeket igényel.
A megbízó pénzügyileg instabillá válhat, csődbe mehet , egy másik könyvvizsgálói és tanácsadói csoportba kerülhet.
Nehéz lehet megbízható információt szerezni az outsourcing cég szakembereinek képzettségéről.
A számviteli és beszámolási dokumentáció hibáiért az adóhatósággal szembeni felelősség azt a társaságot terheli, amely a saját nevében ilyen jelentést készít, azaz a kiszervezett ügyfél. A szolgáltató nem tartozik közvetlenül az adóért. A szolgáltató hibáért való felelőssége és az azzal járó kár megtérítése a vele kötött szerződésben és kiegészítő megállapodásokban foglaltak alapján bírósági úton vagy egyéb módon bizonyításra kerül.
A bérszámfejtési outsourcing szolgáltatások (és a számviteli funkciók egyéb kiszervezésének) magas színvonalát a szolgáltatási szint megállapodás (SLA) és a szolgáltatónál elérhető minőségirányítási rendszer (QMS) biztosítja.
A szolgáltatási szint megállapodás (SLA) egy szolgáltatási szerződés, amely meghatározza az ügyfél és a szolgáltató közötti együttműködés összes paraméterét. Az SLA feladatai a szolgáltatói szolgáltatások minőségi színvonalának és az ügyfél elvárásainak összehangolása, a szolgáltató munkájának ellenőrzése és motivációjának kezelése, a szolgáltatói munka eredményeinek formalizálása.
Az SLA a következőket írja le:
A QMS egy olyan rendszer, amely lehetővé teszi a megbízó számára, hogy figyelemmel kísérje szolgáltatásai minőségi szintjét, azt magas szinten tartsa és fejlesztéseket hajtson végre. Számos Oroszországban működő külföldi kihelyező rendelkezik minőségirányítási rendszerrel. A minőségirányítási rendszer az ISO 9001, SAS 70 és más módszertanok különféle módosításain alapulhat.
Az ISO 90001:2008 nemzetközi minőségi szabvány a szolgáltatások nyújtására vagy az áruk előállítására. A vezetési gyakorlatok széles körének betartásán alapul (ügyfélközpontúság, a menedzsment szisztematikus megközelítése, folyamatos termékfejlesztés, folyamatszemlélet és egyebek), emellett tartalmaz egy szabványt az alacsony színvonalú szolgáltatás meghatározására és ajánlásokat a biztosításra. azt rendesen.
A SAS 70 (Statement on Auditing Standards No. 70) egy könyvvizsgálati szabvány , amelyet az American Institute of Certified Public Accountants fejlesztett ki. Célja a vállalatnál fennálló kockázatok azonosítása és értékelése, a meglévő ellenőrzési eljárások kockázatok megjelenésének ellensúlyozására való képességének meghatározása, az ellenőrzési eljárások hatékonyságának javítása ( könyvvizsgálati standardokra vonatkozó rendelkezések (Nyilatkozat a könyvvizsgálati standardokról, SAS 70) ).