Virtuális iroda (az angol virtuális iroda szóból ) - a kollektív irodai szolgáltatások kifejezése, amely gyakran magában foglalja a szervezet levelezési címét , levéltovábbítási szolgáltatásokat , virtuális telefonszámot , faxüzeneteket és kiegészítő szolgáltatásokat a bejövő hívások kiszolgálásához , titkársági szolgáltatások , web Tárgyalótermek és konferenciatermek fogadása és bérbeadása üzleti találkozókhoz. A "virtuális iroda" egy általános kifejezés egy olyan környezet leírására is, amely lehetővé teszi az alkalmazottak csapata számára, hogy hatékonyan üzleteljenek , kizárólag az internet kommunikációs képességeit használva . [egy]
Vitatható, hogy a Servcorp volt az első, aki 1978-ban vezette be az iparágat és a "virtuális iroda" és a "kiszolgált iroda" kifejezéseket , azonban Chris Kern azt állítja , hogy egy 1983 -ban megjelent magazincikkhez hozta létre a "virtuális iroda" neologizmust . [2] [3]
A kifejezés nincs meghatározva. Például egyes „virtuális iroda” szolgáltatók további vállalati vagy kiszervezett szolgáltatásokat nyújtanak, például vállalati titkársági, könyvelői vagy jogi szolgáltatásokat . A külföldi alapítású társaságok ehhez kapcsolódó regisztrációs és postacím-, telefon- és faxszolgáltatást is nyújtanak.
Más gyártók elsősorban informatikai infrastruktúrát kínálnak az elosztott irodai csapatok távoli munkájához. Ebben az esetben a „virtuális iroda” a következőket foglalhatja magában: egy biztonságos csatorna az alkalmazottak számára a vállalati rendszerekhez való hozzáféréshez, ezeknek a rendszereknek a tárhelye, maguk az informatikai rendszerek ( dokumentumkezelés , portál , CRM , ERP ) és mások.
A vállalatok egy "virtuális irodát" vásárolnak, hogy hatékony és olcsó eszközt kapjanak a lakóhelyük szerinti városukban lévő ügyfelekkel való kommunikációhoz, egy helyi vállalat imázsának kialakításához , vagy hogy javítsák imázsukat egy tekintélyes címmel olyan városok üzleti negyedeiben , mint például New York , London vagy Hong Kong . Például egy cég vásárolhat egy "virtuális számot" 212 kóddal és egy New York-i levelezési címmel, hogy azt a benyomást keltsék, mintha a cég New Yorkban található, holott a valóságban egy másik városban vagy akár egy másik országban is található. .
A „virtuális iroda” szolgáltatás magában foglalja a „virtuális szám” nevű szolgáltatást is. Ez a kiválasztott ország és város telefonszáma. Az erre a számra érkező hívások érkezhetnek mobiltelefonra vagy vezetékes telefonra , SIP - eszközre vagy Skype -ra . Ha fizikailag egy országban tartózkodik, használhatja egy másik ország számát.
Van egy IP-PBX szolgáltatás, amely lehetővé teszi a "virtuális telefoniroda" lehetőségeinek bővítését. Ez ugyanaz a virtuális szám, de további funkciókkal. Az IP PBX lehetővé teszi az IVR-konstruktor és a hangposta csatlakoztatását , összetett hívásátirányítás beállítását , híváselőzmények nyomon követését, beszélgetések rögzítését . Ezenkívül az IP-PBX tulajdonosa létrehozhat egy feketelistát a számokról, valamint lehallgathatja a hívásokat.
A virtuális iroda másik összetevője, amelyet sok távközlési vállalat biztosít, a virtuális faxszolgáltatás .
A kényelem kedvéért a cégeknek "csomag"ajánlatokat is kínálhatnak virtuális irodákra, amelyek gyakran olyan paramétereket tartalmaznak, mint: tényleges és jogi cím a városban, dedikált telefonszám, hívásátirányítás, levelezés fogadása és feldolgozása, titkársági szolgáltatások és egyebek , ami sokkal kényelmesebb , ha nincs idő a lehetőségek külön kiválasztására. [négy]
Bár a virtuális iroda működés közben előnyös, vannak hátrányai:
| A szervezetek irodai részlegeinek kategóriái | |
|---|---|
| Funkcionális területek szerint | |
| Technológiai tulajdonságoknak megfelelően | |