A virtuális fax egy virtuális szám , amely fogadja a faxüzeneteket , majd feldolgozza és továbbítja a tulajdonos e- mail -címére. Egy irodának nincs szüksége fizikai faxkészülékre a virtuális fax működtetéséhez, elég egy távközlési cég „virtuális fax” szolgáltatását igénybe venni.
A távközlési vállalatok kínálhatnak „virtuális fax” szolgáltatást olyan szolgáltatások mellett, mint a virtuális szám és a virtuális iroda . A virtuális faxot használni kívánó ügyfél egy számot kap, amelyet faxszámként tesz közzé. Minden erre a számra érkező faxüzenet feldolgozásra kerül a szolgáltató szerverén, majd elküldésre kerül az ügyfél e-mail címére. Így a virtuális fax tulajdonosa bármely számítógépről elolvashatja üzeneteit, és szükség esetén kinyomtathatja a szükséges dokumentumokat a nyomtatón .
Mivel a virtuális fax nincs normál telefonvonalhoz kötve, egyszerre tetszőleges számú üzenetet tud fogadni. Minden faxot egy elektronikus dobozban tárolnak, és így elektronikus archívumot alakítanak ki.
A "virtuális fax" szolgáltatás gyakran magában foglalja az üzenetek küldését is, ez e-mailben történik. Ebben az esetben a címzett nem tudja meghatározni, hogyan küldték el az üzenetet.
A virtuális fax használható: