Az időgazdálkodás , időgazdálkodás , időgazdálkodás ( angolul time management ) az idő szervezésére és felhasználásának hatékonyságának növelésére szolgáló technológia.
Az időgazdálkodás az a cselekmény vagy folyamat, amelynek során tudatosan kontrollálják az adott tevékenységekre fordított időt a hatékonyság és a termelékenység konkrét növelése érdekében. Az időgazdálkodás segíthet a készségek, eszközök és technikák széles skálájának fejlesztésében, amelyek segítenek bizonyos feladatok, projektek és célok teljesítésében. Ez a készlet tevékenységek széles skáláját tartalmazza, nevezetesen: tervezés, allokáció, célmeghatározás, delegálás, időelemzés, monitoring, szervezés, listázás és prioritások meghatározása. A kormányzást eredetileg csak az üzleti vagy munkaügyi tevékenységnek tulajdonították, de az idő múlásával a fogalom kiterjedt a személyes tevékenységre is, ugyanazzal az indoklással. Az időgazdálkodási rendszer folyamatok, eszközök, technikák és módszerek kombinációja. Általában minden projekt kidolgozásakor elengedhetetlen az időgazdálkodás, mivel ez határozza meg a projekt befejezési idejét és terjedelmét.
A 19. század végén egy neves orosz fiziológus, Vvedenszkij Nyikolaj Jevgenyevics egyszer ezt mondta: „Nem azért fáradunk el és fáradunk el, mert keményen dolgozunk, hanem azért, mert rosszul dolgozunk, szervezetlenül, ostobán dolgozunk.”
A 20. század 20-as évei a tudományos munkaszervezés (NOT) fejlődésének időszaka volt. A. K. Gastev , a Központi Munkaügyi Intézet (CIT) igazgatója azt az elképzelést fejleszti, hogy a szervezet eredményessége a személyes hatékonysággal kezdődik, különös tekintettel az idő hatékony felhasználására. Az időért folytatott küzdelem társadalmi mozgalma a P. M. Kerzhentsev által vezetett "Time" liga létrehozásához vezetett . Az újságokban rendszeresen megjelentek a „Küzdelem az időért” rovatok. Az egyik cikkben, "Az idő repülőgépeket épít" Platon Mihajlovics egyértelműen megmutatta a kapcsolatot a hatékony időfelhasználás és a hanyagság között:
A szovjetek egyik kongresszusán egy amerikai újságíró mellett ültem. A 11 órára kitűzött találkozó csak egy órakor kezdődött, ahogy nálunk ez gyakran megesik. Az újságíró megkérdezte tőlem:
- Hány ember van a szobában?
Háromezer és fél.
- Sok lakatos, esztergályos, modellező van köztük?
- Igen, valószínűleg a különböző szakterületek dolgozói vannak túlsúlyban a teremben.
Aztán az amerikaim, firkálva valamit egy kis könyvbe, azt mondta:
„7000 munkaórát veszítettünk ma a találkozó kezdetére várva. Ilyen munkaerő-ráfordítással egy vagy akár két repülőgépet is meg lehetett építeni.
Megvártuk a "fél repülőt", és csak ezután kezdődött a találkozó.
1926-ban azonban a Ligát bezárták. És először is ez annak köszönhető, hogy minden ésszerűt bohózattá változtattak. Maguk az agitátorok kronofágokká váltak, mivel "módszerük" csak megnövelte a munkások és alkalmazottak munkájának idejét. Ráadásul az izgalom "átterjedt" a magánéletre is.
Az 1970-es évek elején, D. Granin „Ez a furcsa élet” című könyvének megjelenése után A. A. Ljubiscsev biológus módszere vált híressé : az időmérés , mint a személyes időgazdálkodási rendszer és az időköltségvetés alapja. A fő gondolat a hatékony gondolkodás, mint a személyes hatékonyság alapja; Az időmérés e gondolkodás fejlesztésének eszköze.
2007-ben a Moszkvai Pénzügyi és Ipari Egyetemen, a "Synergy"-en (2010-ig - MFPA) megnyílt az ország első időmenedzsment tanszéke [1] .
Az időgazdálkodásban a következő folyamatok különböztethetők meg :
Munkaidő - a munkával eltöltött idő, vagy az aktív munkahelyen való tartózkodás ideje, amelyet a közvetlen hivatali feladatok ellátására fordítanak. A tényleges munkaidőnek a munkaidő-nyilvántartásban, azaz a munkában töltött időt rögzítő bizonylatban [2] feljegyzett időt kell tekinteni .
Hasonlóan elemezhető egy alkalmazott saját funkcióinak ( To sv ), a számára szokatlan funkcióknak ( To nsv ), kreatív munkavégzéssel (K t ), szervezési és adminisztratív munkáinak (K oa ) elvégzésére fordított ideje, stb.
Munkaidő hiánya ( Chronophages ) - átmeneti erőforrás hiánya, amelyet a munkavállaló tevékenységének nem megfelelő megszervezése vagy a vezetés írástudatlan megszervezése okoz, ami sietéshez, a munkavégzés, a feladatok teljesítésének késleltetéséhez, a rossz minőségű munkához vezet. , a termelési, házassági stb. veszteségek végső soron jelentősen befolyásolják az egész vállalkozás hatékonyságát és eredményeit.
A vállalati irányítás javításának egyik módszere a vállalatvezető és a funkcionális egységek vezetőinek munkaidő-költségének elemzése. Az időhiány okainak azonosításához rendszeres időközönként több munkanapos időleltárt kell végezni. A menedzser időhiány miatti aggodalma a következő jelekből azonosítható: :
Az időhiány leggyakoribb okai :
A tervezés a célok megvalósítására való felkészülést, a munkaidő racionalizálását jelenti. A gyakorlatból ismert, hogy ha 10 percet fordítunk a munkaidő tervezésére, napi két órát is megspórolhatunk.
Az idő racionális felhasználása érdekében a vezetőnek mindenekelőtt világosan meg kell értenie fő funkcióit, céljait, feladatait és időkeretét. A tervezés során a következő alapvető szabályokat kell figyelembe venni:
A szakorvosi időfelhasználási terv alapja a hosszú távú terve lehet. E többéves terv alapján éves terv készül, amely a negyedéves tervekre terjed ki. A negyedéves tervek éves tervvel egyeztethetők és havi tervekre bonthatók. Ez alapján a heti-napi terv lesz a legpontosabb terv a szakember munkaidejének felhasználására. A munkaidő-tervezés legfontosabb lépése a munkanapterv, amelyet folyamatosan nyomon követünk és a helyzethez igazítunk.
A napi tervek megrendelése "Alp" módszerrel . Ez a módszer öt szakaszból áll:
A tennivalók sorrendje a Pareto-elv alapján állítható be (80:20 arányban). Ez az elv azt jelenti, hogy egy adott csoport vagy halmaz közepén az egyes kis részek jelentősebbek, mint általában ebben a csoportban. Ennek az elméletnek megfelelően a szakember munkaidejének felhasználásával kapcsolatban megállapítható: az eltöltött idő első 20%-ában az eredmény 80%-a valósul meg. Az eltöltött idő fennmaradó 80%-a csak a teljes eredmény 20%-át adja.
Prioritás meghatározása ABC-elemzéssel . Ez a technika azon alapul, hogy a legfontosabb és legkevésbé fontos esetek százalékos részei az összegben változatlanok maradnak. Minden feladat három osztályba van osztva fontosságuk szerint. Az ABC elemzés három mintán alapul:
Az ABC elemzés használatához a következő szabályokat kell követnie:
Eisenhower gyorsított elemzés . Ez az elv kisegítő azokban az esetekben, amikor sürgős döntést kell hozni a feladatok prioritásáról. A prioritások meghatározása olyan kritériumok szerint történik, mint a feladat sürgőssége és fontossága. Négy csoportra oszthatók:
A gyakorlatból ismert, hogy az előadóművészek munkájának operatív napi tervezése 25-30%-kal növelheti termelékenységüket, megtakaríthatja a menedzser idejét a folyamatok szabályozására a munkafolyamat során fellépő előre nem látott jogsértések miatt: ellátási hibák miatt. nyersanyagok, áramkimaradások, közlekedési problémák és egyéb előre nem látható tényezők.
A menedzser az előadóművészek munkájának napi operatív tervezését végzi úgy, hogy másnapi feladatokat ad nekik. Sőt, a fő- és a tartalékfeladatokat egyszerre kell kiadni (2-3 tartalékfeladat adható ki). A vezető által az előadónak adott feladatokat a munkafüzetében rögzítik. Ez lehetővé teszi az előadó számára, hogy ha a fő feladatot lehetetlen elvégezni, azonnal, időveszteség nélkül, a tartalékba menjen. Ugyanakkor időt takarítanak meg egy másik munkakörbe való átálláshoz, és a vezető foglalkozik problémáinak megoldásával, anélkül, hogy időt pazarolna egy új feladat előkészítésére és kiadására. Ha a fő feladat elvégzése lehetetlen, az előadó köteles ezt haladéktalanul jelenteni a vezetőnek. Ha ez nem lehetséges, az előadónak a munkanap végén tájékoztatnia kell a vezetőt a mentési feladat elvégzéséről. Ezeket az információkat személyesen átadhatja a vezetőnek, a titkárhelyettesen keresztül, vagy bejegyzést tehet a munkanaplóba.
Az időgazdálkodás nemcsak a munkaidő, hanem a szabadidő hatékonyabb kihasználását is segíti. Különösen ajánlott nem hazavinni a munkát, úgy szervezni az életet, hogy az minimális időt vesz igénybe, gondosan tervezze meg előre a szabadidőt, és kövesse ezeket a terveket, különös tekintettel a rendszeres érzelmi gyakorlásra (színházak, koncertek, kiállítások stb.) és a fizikai (sport, fitness) váltás. Az amerikai cégeknél, ha egy átlagos munkavállaló a munkaszerződésében rögzítettnél tovább marad a munkahelyén, ez a tény felmondási indokként szolgálhat, mivel ez azt jelzi, hogy a munkavállalónak nincs ideje a munkaideje alatt a feladatait elvégezni. Aktív kikapcsolódásra ne csak a hétvégéket használja, hanem a munkanap legalább egy estéjét hetente, a hosszú hétvégéket és ünnepnapokat pedig minivakációként is használja. Üzleti utakon tervezzen szabadidőt (néhány órától két napig) a helyi látnivalók megtekintéséhez. Az ünnepek alatt határozza meg a telefon, e-mail, internet stb. használatának szabályait és tartsa be azokat [5] .
Jelenleg számos időgazdálkodási iskola létezik. A klasszikus képzés az alábbi témákban zajlik: