Munkafolyamat-automatizálási rendszer , elektronikus dokumentumkezelő rendszer (EDMS) - egy automatizált többfelhasználós rendszer, amely végigkíséri egy hierarchikus szervezet munkájának irányítását annak érdekében, hogy ez a szervezet teljesítse feladatait. Ugyanakkor feltételezzük, hogy az irányítási folyamat ember által olvasható dokumentumokon alapul, amelyek a végrehajtáshoz szükséges utasításokat tartalmazzák a szervezet alkalmazottai számára.
Az automatizált rendszerek ezen kategóriájának felosztása (a munkafolyamat fogalma ) a posztszovjet térre jellemző, a hozzá közel álló globális szoftverosztályok az iratkezelő rendszerek és az ECM rendszerek .
Dokumentumáramlás - a dokumentumok mozgása egy szervezetben a létrehozásuk vagy átvételük pillanatától a végrehajtás vagy a feladás befejezéséig (GOST R 7.0.8-2013); dokumentumokkal ellátott munkák komplexuma: átvétel, nyilvántartás, terjesztés, végrehajtás ellenőrzése, ügyek kialakítása, dokumentáció tárolása és újrafelhasználása, referenciamunka.
Az elektronikus dokumentumkezelés (EDM) egyetlen mechanizmus az elektronikus formában benyújtott dokumentumokkal való munkavégzéshez, a „papírmentes irodai munka” koncepciójának megvalósításával.
A géppel olvasható dokumentum a benne foglalt, mágneses, optikai és egyéb információhordozón rögzített információk automatikus olvasására alkalmas dokumentum.
Az elektronikus dokumentum (ED) olyan számítógépes információfeldolgozó eszközökkel létrehozott dokumentum , amely elektronikus aláírással (ES) aláírható , és megfelelő formátumú fájl formájában gépi adathordozóra menthető.
Az elektronikus aláírás (ES) a kézzel írott aláírás analógja , amely egy információbiztonsági eszköz, amely lehetővé teszi az elektronikus dokumentumok integritásának ellenőrzését és hitelesítését.
Az automatizálási technológiák felhasználhatók jogi dokumentumok, például munkaszerződések és ingatlantervezési dokumentumok előállítására, potenciálisan online felület vagy döntési fa segítségével [1] . A nagy ügyvédi irodákban gyakran alkalmaznak iratgyűjtő rendszereket a munka megszervezésére, például összetett feltételek és kölcsönszerződések első tervezeteinek létrehozásával [2] [3] .
Az Egyesült Királyságban a jogi szolgáltatások piacának a 2007. évi jogi szolgáltatásokról szóló törvény [4] által kezdeményezett liberalizációjával a nagy intézmények szolgáltatásaikat kiterjesztették ügyfeleiknek nyújtott jogi segítségnyújtásra [5] [6] . A legtöbb ilyen vállalat a dokumentumautomatizálási technológia valamely elemét használja jogi szolgáltatások nyújtására az interneten keresztüli dokumentumokkal való munkavégzéshez [7] . Ezt a kereskedelmi forgalomba hozatal irányába mutató tendencia előhírnökének tekintették, ahol az olyan technológiák, mint a dokumentumautomatizálás, nagy mennyiségű, alacsony árrésű jogi szolgáltatást „csomagolnak” és teszik elérhetővé a tömegpiaci közönség számára [8] [9] [10] .
A biztosítási kötvények és igazolások típustól függően több száz oldalasak is lehetnek, és konkrét információkat tartalmazhatnak a biztosítottról. A biztosítási bizonylatcsomagokat korábban jellemzően a) szabad formájú betűk begépelésével, b) előre nyomtatott prospektusok hozzáadásával, c) sablonok szerkesztésével, és d) a grafikák testreszabásával a szükséges információkkal, majd manuálisan rendezték és beillesztették az összes szükséges információ. dokumentumok egy csomagban és továbbítása a biztosítottnak. Az egy csomagban található különféle dokumentumok a következő típusú dokumentumokat tartalmazhatják:
Egy csomag összeállítása sok munkát igényelhet. A legtöbb házirend-adminisztrációs rendszerben a rendszer kiindulópontként készít valamilyen házirend-nyilatkozatot, de előfordulhat, hogy azt testre kell szabni és más szükséges anyagokkal kiegészíteni.
A PC Week [11] által hivatkozott International Data Corporation ügynökség szerint 2012-ben 2011-hez képest 20%-kal nőttek a cégeknek az EDMS bevezetési költségei, a forgalmi szoftvertermékek értékesítési volumene pedig 13%-kal. A TAdviser elemző ügynökségnek a Cnews [12] anyagában bemutatott áttekintése szerint az EDMS (ECM) és a megvalósításukhoz szükséges szolgáltatások oroszországi piaca 2012-ben 25,6 milliárd rubelt tett ki, a piac éves növekedése pedig 20-35. százalék. Az orosz piac magában foglalja mind az országon belül létrehozott hazai rendszereket, mind a legnagyobb EDMS-en (nyugaton az EDMS rövidítést használják) és az ECM-rendszereken (IBM Lotus - Notes, Microsoft SharePoint stb.) alapuló megoldásokat.
Az EDMS bevezetésére megvalósított projektek számában vezető szerepet tölt be az Electronic Office Systems cég Delo terméke (a projektek 49 százaléka). A 2012-2013-as időszakban a kereskedelmi szektorban az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek bevezetésére irányuló legnagyobb projektek közül a felülvizsgálat magában foglalja a Delo EDMS bevezetését a Központi Bankban (60 ezer felhasználó), az EMC Documentum bevezetését a Rostelecomban (56 ezer). alkalmazottak), a DocsVision Sberbankban történő megvalósításának projektje (50 ezer felhasználó). Az áttekintés készítői a legnagyobb EDMS-integrátorokra hivatkoztak: a Logic of Business , a CROC Incorporated , az InterTrust (CompanyMedia ) , az EOS és minden partnere (EDS Delo és EOS for Sharepoint), a Parma-Telecom (SAP/R3 alapú) ill. " Holemont " (az EDMS THEZIS alapján ).
A szentpétervári DSS-Consulting cég (amelyre az IT-Bestsellers hivatkozik [13] ) elemző jelentése szerint a hazai EDMS piac leggyakrabban bevezetett termékei a következők: a bevezetési projektek számát tekintve a évben 2012 - EDMS Delo (a projektek 25,3%-a), Directum (23,6%), DocsVision (13,3%), 1C: dokumentumkezelés (12,7%), CompanyMedia (5,9%); munkaállomások száma szerint - EDMS Delo (40,1%), CompanyMedia (17,5%), DocsVision (17,1%), Directum (8%). További kritérium a 2012-es új implementációk száma, ezen a pozíción öt termék áll az élen - EDMS Delo (42,1%), Directum (28,2%), DocsVision (9,3%), ECM Logic (BOSS- Referent) (6,1%) és SZAKDOLGOZAT (4,3%).
Ami a közszférát illeti, a Hírközlési és Hírközlési Minisztérium jelentése [14] szerint, 79 osztályon végzett felmérés adatai alapján 2013-ban 74 szövetségi végrehajtó szervben vezették be az EDMS-t, ebből 4 szerv (FSSP, A Szövetségi Adószolgálat, a Kulturális Minisztérium és a Közlekedési Minisztérium ) több különböző rendszert használ, és 17 osztály csatlakozik tárcaközi elektronikus dokumentumkezelő rendszerhez (az összes szerv 23%-a), három pedig e-közigazgatási elemekhez is kapcsolódik. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszereket az FSTEC, az FSB, az SVR, a Rostourism és a Belügyminisztérium nem vezették be.
Az alábbi szabályozó dokumentumok határozzák meg az alapfogalmakat és szabályozzák a főbb rendelkezéseket a munkafolyamat-automatizálási rendszerek területén: