Dokumentum
Az irat ( német Dokument , latinul documentum - minta, bizonyíték, bizonyíték ) olyan információ , amelyet egy tárgyi hordozón szöveg , hangfelvétel vagy kép formájában rögzítettek az azonosítást lehetővé tevő részletekkel.
Az orosz törvények értelmében a dokumentumot úgy határozzák meg, mint „olyan anyaghordozót, amelyen bármilyen formában, szöveg, hangfelvétel, kép és (vagy) ezek kombinációja formájában rögzített információ található, és amelynek részletei lehetővé teszik, azonosított, és időben és térben közhasználat és tárolás céljából közvetíteni kell” [1] .
Előzmények és típusok
Szűk értelemben dokumentum lat. A documentum [2] egy írásos információhordozó , amely bizonyos értékű tények meglétét igazolja. Tágabb értelemben a könyv és a szobor is dokumentumok.
A történelem során az információhordozók változtak, lehet papír, lyukkártya, fotófilm, CD, hajlékonylemez, mágnesszalag, agyagtáblák stb. A számítógépeket a XX. század óta széles körben alkalmazzák a dokumentumfeldolgozás automatizálására .
Az okmányok egyik fontos típusa a különféle igazolások , amelyek megerősítik egy személy személyazonosságát, szervezethez tartozását vagy bizonyos tevékenységek végzésének engedélyét.
Az információs rendszerekben az információ-visszakeresési igények kielégítésére egyrészt a dokumentumot anyagi objektumként írják le - tulajdonságainak (attribútumainak, részleteinek), azaz metaadatainak értékkészlete ; másrészt az ezen az objektumon rögzített információk tartalmát - általában - indexek segítségével írják le .
Dokumentációnak nevezzük a tetszőleges kérdésnek, jelenségnek, folyamatnak, személynek, intézménynek stb .
Az információk különféle adathordozókra, meghatározott szabályok szerint történő rögzítését dokumentálásnak nevezzük, és ez a dokumentumok létrehozásának és feldolgozásának folyamata. A dokumentálás során figyelembe kell venni a hatályos jogszabályokat , a szerző kompetenciáját, és be kell tartani a dokumentum összeállítására és feldolgozására vonatkozó nemzeti szabályokat.
A vállalkozások irányítási tevékenységének dokumentálásával és az ezekben a dokumentumok mozgásának megszervezésével kapcsolatos munka összessége jellemzi az " irodai munka " kifejezést. Az elszámoltathatósági kötelezettségeket és hatásköröket egyértelműen meg kell határozni és deklarálni kell.
A dokumentumok osztályozása
- Bejelentkezés alapján:
- szervezeti dokumentumok (alapszabály, munkaköri leírás, beosztás, létszám, szerkezet és létszám);
- ügyintézési iratok (végzés, végzési kivonat, végzés, utasítás, állásfoglalás, határozat);
- tájékoztató és referencia dokumentumok (okirat, jegyzőkönyv, feljegyzés, magyarázó jegyzet, feljegyzés, levél, igazolás);
- számviteli és elszámolási ( számviteli ) bizonylatok (fizetési megbízás, számla, fuvarlevél, aktus stb.). Számviteli elsődleges bizonylatot kell készíteni minden, a szervezet által végrehajtott üzleti tranzakcióról (a 2011. december 6-i 402-ФЗ „A számvitelről” [3] szövetségi törvény 9. cikkének 1. cikkelye) ;
- a normatív dokumentumok a jogi normák szempontjából általános elveket, szabályokat vagy jellemzőket szabályoznak. Tartalmazza az olyan fogalmakat, mint a szabványok , normák, szabályok, gyakorlati kódexek, rendeletek és más hasonló dokumentumok;
- mások.
- A létrehozás időpontjára - elsődleges és másodlagos ( absztrakt , absztrakt , áttekintés stb.);
- Az előállítás módja szerint - piszkozat, fehér, elektronikus, képes, kézzel írott dokumentum, géppel írt, nyomtatott ( prospektus , könyv , folyóirat);
- Tartalom típusa szerint - szöveges , ikonikus ( grafikus ), ideográfiai ( diagramok , térképek , jegyzetek ), audio , multimédiás ;
- A prezentáció módja szerint - elektronikus , papír alapon ;
- Megjelenés helye szerint - belső, külső;
- A küldés irányában - bejövő, kimenő;
- Terjesztés szerint - megjelent, kiadatlan, kiadatlan, köztes;
- Szükség esetén technikai eszközök - ember által olvasható, géppel olvasható;
- Titoktartási szint szerint - nem minősített, titkos , különböző titkossági szintekkel, bizalmas stb.
A dokumentumfeldolgozás típusait szemantikai (fordítás, absztrahálás, annotáció) és nem szemantikai (másolás, átvitel, átalakítás más ábrázolási formára) csoportokra osztják .
A dokumentumok olyan információkat tartalmaznak, amelyek értékes erőforrások és az üzleti tevékenység fontos elemei. A vállalkozásban létrehozott dokumentumok kezelésének szisztematikus megközelítése lehetővé teszi az üzleti tevékenységekről szóló információforrás létrehozását, valamint az összes érdekelt fél elszámoltathatóságának biztosítását. Tartalmuk szerint a dokumentumok tudományos és műszaki (cikk, könyv, szabadalom, műszaki jelentések és leírások), jogi (rendeletek, rendeletek, szerződések stb.), menedzsmentre (parancsok, irányelvek) stb.
Dokumentumfüggvények
A dokumentumok a következő funkciókat látják el:
- Információs - az információ dokumentálásának, tárolásának és szolgáltatásának szükségessége határozza meg;
- Kommunikatív - a dokumentumok az információcsere eszközei időben és térben;
- a dokumentumok egyirányú tájolása (fentről lefelé, lentről felfelé);
- kétoldalú dokumentumok;
- Szociális - a társadalmi információk rögzítéséből, megőrzéséből és közvetlen továbbításából áll; minden dokumentum társadalmilag jelentős, hiszen valamilyen társadalmi szükségletre tekintettel jött létre.
- Kulturális - egy dokumentum azon képessége, hogy megőrizze és továbbadja a kulturális hagyományokat, esztétikai normákat, a társadalomban elfogadott rituálékat;
- Menedzsment - egy dokumentum, mint a tevékenységek irányításának módja;
- Jogi - a dokumentum a jogi normák és jogviszonyok rögzítésének és (vagy) megváltoztatásának módja;
- Történelmi – a dokumentum a keletkezés pillanatától kezdve történelmi forrás [4] .
Lásd még
Jegyzetek
- ↑ 1994. december 29-i N 77-FZ szövetségi törvény (a 2020. június 8-i módosítással) „A dokumentumok kötelező másolatáról”
- ↑ Max Vasmer. Az orosz nyelv etimológiai szótára. 1. kötet, 523. o.
- ↑ A számvitelről szóló, 2011. december 6-i szövetségi törvény 402-FZ . Letöltve: 2021. augusztus 7. Az eredetiből archiválva : 2021. augusztus 7..
- ↑ Iljusenko, 1964 .
Irodalom
- Vorobjov G. G. Dokumentum: információs elemzés. - M .: Nauka, 1973.
- Iljusenko képviselő A dokumentum funkcióinak kérdéséről // Az archiválás kérdései . - 1964. - S. 10-17.
Linkek
- Dokumentum // Nagy Szovjet Enciklopédia : [30 kötetben] / ch. szerk. A. M. Prohorov . - 3. kiadás - M . : Szovjet Enciklopédia, 1969-1978.
 Szótárak és enciklopédiák |
|
|---|---|
| Bibliográfiai katalógusokban |