Papírmentes irodai munka
A papírmentes iroda (vagy papírmentes iroda ) olyan munkakörnyezet, amely kiküszöböli vagy jelentősen csökkenti a papírhasználatot. A papírmentes iroda megvalósítása a legújabb technológiáknak köszönhetően lehetséges, amelyek a dokumentumokat digitális formába konvertálják, vagyis a digitalizálást . A papírmentes iroda lehetővé teszi a vállalkozások számára a papírmegtakarítást, megkönnyíti és felgyorsítja a munkafolyamatokat, növeli a személyes adatok biztonságának szintjét, és kíméli a környezetet.
A papírmentes iroda kifejezést először a Micronet, Inc. használta. 1978-ban [1] .
A papíripar környezeti hatásai
A papírgyártás erdőirtáshoz, éghajlatváltozáshoz és üvegházhatású gázokhoz vezet . Az American Forest & Paper Association szerint), a papíripar a világ harmadik legnagyobb üzemanyag- és energia-ásványfogyasztója.
Tegye papírmentessé az irodai automatizálást és az elektronikus dokumentumkezelést
Az online rendszerek bevezetése lehetővé teszi a papír teljes elhagyását. Kiküszöbölheti a papírhasználatot a papíralapú dokumentumokat használó folyamatok automatizálásával, ezt a megközelítést "elektronikus űrlapmódszernek" nevezik. Lényege általában a nyomtatott dokumentumok elektronikus formátumba átvitele az adatok automatikus kitöltéséhez és feldolgozásához. Ez a módszer lehetővé teszi az adatok biztonságos küldését, valamint az elektronikus dokumentumok digitális aláírását anélkül, hogy ki kellene nyomtatni azokat. Az elektronikus űrlapok automatizálása a következő technológiákat foglalja magában:
- Portable Document Format ( PDF ) – elektronikus dokumentumokat és űrlapokat hozhat létre, jeleníthet meg és kezelhet velük
- Elektronikus űrlapok - űrlapadatok létrehozása, integrálása és benyújtása
- Adatbázisok - adatgyűjtés az automatikus dokumentumfeldolgozáshoz
- Munkafolyamat-automatizálási platformok – adatok, dokumentumok átirányítása és közvetlen munkafolyamat
- E-mail - bármilyen információ küldése és fogadása fájlok átvitelének lehetőségével
- Dokumentumok digitális aláírása
- Webszerverek - adatok fogadása és tárolása, dokumentumokhoz való hozzáférési jogok kezelése
Az Egyesült Államok 2000. évi elektronikus aláírási törvénye szerint egy dokumentumot nem lehet elutasítani, mert azt elektronikus aláírással hitelesítették, a cégek kötelesek elfogadni az elektronikusan aláírt dokumentumokat. Ma már elegendő költséghatékony lehetőség létezik a papírmentes munkafolyamatok megvalósítására, amelyekhez nem szükséges hardvert vagy szoftvert vásárolni az ügyfeleknek. Ennek a szoftvernek az az előnye, hogy képes OCR [2] (Optical Character Recognition) használatára, amely lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy bármely fájl teljes szövegében keressen.
Lásd még
- A papír környezeti hatása
- Munkafolyamat automatizálási rendszer
- Dokumentumkezelő rendszer
- biztonsági mentés
Jegyzetek
- ↑ The Paperless Office Trademark Registration , Egyesült Államok Szabadalmi és Védjegyhivatala , < http://tmsearch.uspto.gov/bin/showfield?f=doc&state=4801:gp9aaa.2.7 > . Letöltve: 2015. december 13. Archiválva : 2017. november 7. a Wayback Machine -nél
- ↑ Mi az OCR? , WiseTrend , < https://www.wisetrend.com/what-is-ocr/ >> Archiválva 2019. december 20-án a Wayback Machine -nél
 Bibliográfiai katalógusokban |
|---|