| Hogyan tegyük rendbe a dolgokat. A stresszmentes termelékenység művészete | |
|---|---|
| A dolgok elvégzése: A stresszmentes termelékenység művészete | |
| a How to Get Things Done című könyv borítója | |
| Szerző | David Allen |
| Műfaj | üzleti |
| Eredeti nyelv | angol |
| Az eredeti megjelent | 2001 |
| Tolmács | Julia Konstantinova |
| Kiadó | Mann, Ivanov és Ferber |
| Kiadás | 2015 |
| Oldalak | 416 |
| Hordozó | könyv , akta |
| ISBN | 978-5-00057-691-5 |
Getting Things Done , GTD ( angol fordításban - „a dolgok befejezése”, de gyakrabban és helytelenül – „hogyan tegyük rendbe a dolgokat”) - egy személyes hatékonyságjavító technika, amelyet David Allen készített, és leírta a könyvben. ugyanaz a név, első kiadás, amely 2001-ben jelent meg, és 23 nyelvre fordították le [1] .
A GTD azon az elven alapul, hogy az embernek fel kell szabadítania az elméjét az aktuális feladatok emlékezésétől (kivételek vannak olyan esetekben, amikor a különböző projektekhez több feladat kapcsolódik egymáshoz), át kell vinnie a feladatokat és emlékeztetőket egy külső médiumra. Így az emberi elme a tennivalók emlékezetétől megszabadulva magára a feladatok elvégzésére koncentrálhat, amelyeket előre egyértelműen meg kell határozni és meg kell fogalmazni („mi a következő lépés?”).
A Time magazin a Getting Things Done -t "az évtized legjobb üzleti könyvének" [2] nevezte , a módszer pozitív kritikákat kapott a The Guardianben [3] , a BBC Newsban [4] , a CNN -ben [5] és számos más jól ismert kiadványban. .
Az időgazdálkodásban általában a prioritások játszanak központi szerepet. Ezzel szemben Allen 2 másik elemet javasol – az ellenőrzést és a látást. Ezek megvalósításához az Allen három alapmodellt használ:
Az első fő modell a munkafolyamat-kezelés , amely az összes feladat és hozzárendelés ellenőrzésére szolgál. A munkafolyamat-kezelés öt szakaszból áll (további részletekért lásd az Alapelvek részt ):
Allen a „repülési magasság” analógiával illusztrálja második fő modelljét, a hatszintű munka-áttekintési modellt , amellyel a feladatokat és a feladatokat perspektívába helyezi. Növekvő vonal:
Madártávlatba emelkedve mindenki átgondolhatja ügyeinek "nagy képét".
Allen a különböző szintek heti felülvizsgálatát javasolja. Az ezekből az áttekintésekből nyert betekintés lehetővé teszi a személyes prioritások kezelését, amelyek viszont prioritást adnak, hogy végre kell-e hajtani a munkafolyamat-kezelési folyamat során összegyűjtött konkrét feladatokat és feladatokat, és mikor. A heti felülvizsgálat során egy személy elemzi a feladatkörnyezeteket, és megfelelő listákba helyezi azokat. A hasonló feladatok csoportosítására példa a szükséges telefonhívások listája vagy a Központban elvégzendő feladatok listája. A kontextuális listák kialakításának szabályait meghatározhatja egy eszköz vagy egy olyan személy/csoport jelenléte, akivel valamit meg kell beszélni vagy bemutatni.
Allen hangsúlyozza, hogy az első két modell elegendő ahhoz, hogy a legtöbb feladatban és projektben irányítást és látást szerezzen. Vannak azonban olyan esetek, amelyek több átgondolást és átgondolást igényelnek. Ehhez a harmadik fő modellt használják - a tervezés természetes módszerét . Míg a munkafolyamat-menedzsment " horizontális fókusz " az egyes feladatok elvégzésére, addig a tervezés természetes módszere " vertikális fókusz " a projektek tervezésére és a témák átgondolására. A tervezési modell 5 szakaszból áll:
A GTD ezt a folyamatot az elvégzett feladattal kapcsolatos részletes információk tárolásán, nyomon követésén és felhasználásán alapul. Allen felvetette, hogy sok kudarc, amellyel találkozunk, az elégtelen „kezdeti” tervezésnek köszönhető (vagyis amikor még világos volt, mit kell elérni, és milyen konkrét intézkedésekre van szükség az eléréséhez). Fontos, hogy előre gondolkodjunk, olyan cselekvéssorozatot hozzunk létre, amely a tervezéshez való visszatérés nélkül is végrehajtható. Allen azzal érvel, hogy elménk „emlékeztető rendszere” nem hatékony, és ritkán emlékeztet arra, hogy mit kell és mit tehetünk ebben a pillanatban és ezen a helyen. Ezért az ehhez a pillanathoz és helyhez kontextuálisan kapcsolódó „következő konkrét cselekvésekről” szóló információk külső támogatásként szolgálhatnak, amely biztosítja, hogy a megfelelő időben adjuk meg magunknak a megfelelő emlékeztetőket. Mivel a GTD további nyilvántartások vezetésén alapul, az elosztott megismerés (distributed knowledge) és a kiterjesztett elme (expanded mind) tudományos elméleteinek megvalósításának tekinthető .
A GTD rövid leírása Allen Ready for Anything című könyvéből:
Verj ki mindent a fejedből. Akkor hozzon döntéseket a szükséges intézkedésekről, amikor egy ügy előkerül, nem pedig akkor, amikor meg kell szakítani. A megfelelő kategóriák szerint szervezzen emlékeztető jegyzeteket a projektjeiről és a tervezett tevékenységeiről. Tartsa karban ezt a rendszert, egészítse ki, és elég gyakran tekintse át ahhoz, hogy a jövőben még az Ön intuitív döntésében is bízzon a cselekvésben (vagy a cselekvés hiányában).
A GTD alapelvei:
A stresszmentes termelékenység az elme megtisztításának folyamatával kezdődik, ami abból áll, hogy mindent papírra vagy más adathordozóra rögzítünk, ami többé-kevésbé fontos – abban, amit Allen szemétkosárnak nevez : fizikai postafiók üzenetek fogadására, elektronikus postafiók , hangrögzítő . , laptop , PDA , vagy ezek kombinációja. A lényeg az, hogy minden többé-kevésbé fontos dolgot ki kell verni a fejedből egy kényelmes adathordozóra a további feldolgozáshoz. Minden kocsit legalább hetente egyszer ki kell üríteni (feldolgozni). Allen nem ragaszkodik semmilyen konkrét gyűjtési módszerhez, de hangsúlyozza a szemetes rendszeres ürítésének fontosságát. Bármilyen tárolási hely (fizikai, e-mail, magnó, laptop, PDA stb.) elfogadható, amennyiben azt rendszeresen kezelik.
A kosarat szigorúan a következő algoritmus szerint dolgozzuk fel.
Ha a művelet kevesebb mint két-öt percet vesz igénybe, azonnal meg kell tenni. A kétperces szabály a művelet hivatalos elhalasztásához szükséges hozzávetőleges időn alapul.
A figyelemre váró elemek nyomon követéséhez Allen listák használatát javasolja.
A naptár fontos a találkozók és megbízások nyomon követéséhez; Allen azonban azt javasolja, hogy a naptárt csak olyan dolgokra tartsák fenn, amelyeket egy adott napon kell elvégezni, vagy olyan időpontokra és megbízásokra, amelyek meghatározott időpontban és helyen történnek. És a dolgokat a következő műveletek listájában kell rögzíteni, és nem a naptárban.
A GTD utolsó kulcsfontosságú rendszerező eleme a dokumentumrendszer. A dokumentumrendszer legyen könnyű, egyszerű és érdekes. Még egy darab papírnak is, ha referenciaként kell, saját mappát kell kapnia, ha a rendelkezésre álló mappák nem alkalmasak rá. Az Allen egydimenziós, ábécé sorrendben rendezett dokumentumtároló rendszert kínál a szükséges információk gyors és egyszerű lekéréséhez.
A teendőlistáknak és emlékeztetőknek nem sok haszna lesz, hacsak nem tekinti át legalább naponta, vagy a lehető leggyakrabban. Az adott pillanatban rendelkezésre álló idő, energia és erőforrások ismeretében keresse meg a legfontosabb, azonnal elvégezhető feladatot, és végezze el. Ha szokása halogatni , akkor könnyű feladatokat fog végezni, és elkerüli a nehéz feladatokat. A probléma megoldásához egyenként hajthat végre műveleteket a listából, hasonlóan a kosár feldolgozásához. A GTD megköveteli, hogy legalább hetente felülvizsgálják az összes tevékenységet, projektet és "halasztott" elemet, hogy minden új feladat vagy közelgő esemény bekerüljön a rendszerbe, és minden naprakész legyen.
Minden szervezeti rendszer mit sem ér, ha túl sok időt tölt a feladatok megszervezésével ahelyett, hogy azokat fizikailag elvégezné. Ahogy David Allen érvel, ha egy ilyen rendszert egyszerűvé tesznek a szükséges műveletek elvégzésére, akkor az érintett személy kevésbé fogja késleltetni azokat, vagy túl sok "nyitott hurokkal" túlterheli.
Allen azt javasolja, hogy a dokumentumait egy „43 mappa” nevű rendszerbe rendezze. Tizenkét mappát használnak, egyet minden hónaphoz, és további 31 mappát használnak a következő 31 nap minden napjára. A mappák úgy vannak rendezve, hogy emlékeztessenek a felhasználóra az aznap elvégzendő tevékenységekre.
Allen megemlíti könyvében, hogy az információk egyszerű kereséséhez és strukturálásához jobb mappákat használni, így az egy projekthez kapcsolódó összes dokumentum egy helyen lesz. Ez lehetővé teszi, hogy gyorsan megtalálja a szükséges dokumentumokat. Még ha csak egy dokumentum is tartozik a projekthez, akkor is jobb, ha egy mappába helyezi, mert új dokumentumok jelenhetnek meg ebben a témában.
Allen a szoftvert a GTD megvalósításának hasznos és alapvető összetevőjeként jellemezte. Ez magában foglalja a digitális vázlatos, ötletbörze és projektmenedzsment alkalmazásokat. 2001 -ben azonban panaszkodott a „jó „projektmenedzsment” eszközök általános hiánya miatt, és arra utalt, hogy „... az elkövetkező években kevésbé strukturált és funkcionálisabb alkalmazások lesznek, amelyek az általunk természetesen gondolt és tervezett elveken alapulnak. ".
Ennek az előrejelzésnek megfelelően később a GTD "virtuális robbanása" következett be – 2008 áprilisára a GTD rendszer fő elemei már több mint 100 alkalmazást támogattak. Ezek az eszközök jelenleg az egyszerű listakezelőktől a többfelhasználós webszolgáltatásokig terjednek, ingyenes és kereskedelmi használatra, minden népszerű platformon és eszközön. E szoftverek nagy része automatizálja vagy javítja a gyűjtési, feldolgozási, rendszerezési, áttekintési és cselekvési folyamatokat.
Néhány ilyen alkalmazás a Zim a TaskManager beépülő modullal, Things , Todoist , Remember The Milk , OmniFocus , MyLifeOrganized , LeaderTask és TaskCracker for Outlook .