| IT vagyonkezelés |
|---|
IT vagyonkezelés (ITAM) – IT vagyonkezelés, olyan üzleti gyakorlatok (tevékenységek) sorozata az IT eszközök állapotának tervezésére, könyvelésére és nyomon követésére, amelyek mérhető értéket biztosítanak a szervezet alaptevékenysége számára, ötvözve az IT pénzügyi, szerződéses és számviteli szempontjait. életciklus menedzsment -vagyon, amely lehetővé teszi az informatikai környezet működési ellenőrzését és stratégiai döntéshozatalát. Az informatikai eszközök az informatikai infrastruktúra minden olyan hardver és szoftver eleme, amely támogatja az üzleti környezet működését.
Az IT vagyonkezelés a szervezet egyik legfontosabb stratégiai területe. Az informatikai vagyonkezelés egyik kulcstényezője a leltár levezetésének képessége, amely részletes információkat tár fel a használt hardverről és szoftverről, ami lehetővé teszi az objektív döntések meghozatalát új informatikai infrastruktúra elemek (IT eszközök) megrendelésére vagy újraelosztására.
A leltározási képesség lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy hatékonyabban menedzseljék az IT-infrastruktúrát, munkaidőt és pénzt takarítanak meg, elkerülve az informatikai eszközök szükségtelen (indokolatlan) beszerzését (beszerzését), biztosítva a legjobb megtérülést a meglévő erőforrások (IT eszközök) újrafelhasználásából az alaptevékenységhez.
Az informatikai vagyonkezelési programot kidolgozó, bevezetett és fenntartó szervezetek tovább minimalizálják az informatikai eszközökre vonatkozó elavult, hiányos és pontatlan információkkal kapcsolatos kockázatokat és költségeket, ami kritikus fontosságú az IT-infrastruktúra-fejlesztési projektek portfóliójának sikeres megvalósításához.
A hardver vagyonkezelés az IT infrastruktúra fizikai összetevőinek (szerverek, számítógépek, hálózati berendezések stb.) kezelését foglalja magában, azok teljes életciklusa alatt, a beszerzés tervezésétől a leszerelésig (utólagos harmadik félnek történő átadás vagy selejtezés).
Számos üzleti gyakorlat magában foglalja a vásárlások igénylésére, megállapodására és lebonyolítására vonatkozó eljárásokat, az IT-eszköz kezelését annak működése során (megvalósítás / áthelyezés / modernizálás), valamint a leszerelési és ártalmatlanítási / harmadik félnek történő átadási eljárásokat.
Kulcsfontosságú tényező a pénzügyi információk lefedettsége a szóban forgó berendezésekre annak teljes életciklusa során, ami segíti a szervezet vezetését abban, hogy értelmes és mérhető célpénzügyi adatok alapján megalapozott üzleti döntéseket hozzon.
A Software Asset Management a folyamatok hasonló csoportja, amely a szoftvereszközökre összpontosít, beleértve a licenceket, a verziószámítást és a szoftvertelepítési végpontokat.
Az informatikai vagyonkezelés a fő felelősségi terület az információs technológiai erőforrások életciklusának kezeléséért a szervezeten belül.
Ez a felelősségi terület olyan irányelvek, szabványok, folyamatok, rendszerek és mérőszámok fejlesztését és karbantartását foglalja magában, amelyek lehetővé teszik a szervezet számára, hogy kockázatok figyelembe vételével kezelje az IT-eszközök portfólióját, a költségek tervezését és nyomon követését, valamint a menedzsment feladatok végrehajtásának nyomon követését. IT, figyelembe véve a követelményeknek való megfelelést, jogszabályokat, valamint a szervezet jóváhagyott üzleti követelményeit.
Az informatikai eszközök holisztikus kezelésének megszervezéséhez az informatikai eszközök beszerzéséért, üzembe helyezéséért, üzemeltetéséért felelős szervezet más üzleti egységeinek rendszereibe integrált folyamatok automatizálására, objektív tájékoztatásra és költségjelentésekre vonatkozó szoftvermegoldások alkalmazása szokás. informatikai eszközök kiadásai .
Amikor szükségessé válik az IT-eszközök leszerelése és eltávolítása a szervezetből, az IT-eszközök különféle selejtezési eljárásokon eshetnek át. Az egyik népszerű lehetőség az újrahasznosításra/megsemmisítésre szakosodott szervezetek bevonása. A leszerelés után az informatikai eszközökkel végzett összes tevékenységet ellenőrizni kell, hogy elkerüljük a veszteséget, és biztosítsuk, hogy azokat megfelelően átadják egy erre szakosodott szervezetnek.
Speciális szállító kiválasztásakor vegye figyelembe a biztonsági eljárásokat, amelyek segítségével nyomon követheti az IT-eszközöket ezen eszközök élettartama során. Az ártalmatlanítást követően (a megállapított szabályoknak és előírásoknak megfelelően) egy erre szakosodott szervezetnek az informatikai eszközök sorozatszámával ellátott, az ártalmatlanítás tényéről szóló igazolást kell benyújtania, amely igazolja, hogy azokat megfelelően megsemmisítették és újrahasznosították. Ezt követően a vállalatnak ellenőriznie kell a szakosodott szervezetnek átadott eszközök selejtezési igazolásán szereplő sorozatszámokat. Az ártalmatlanítási beszállító kiválasztásának legjobb módja egy, az ártalmatlanítás elvégzésére felhatalmazott, tanúsított cég keresése. A vállalatnak felelősnek kell lennie a hulladék megfelelő ártalmatlanításáért a környezet biztonsága érdekében.
Az ITAM egy folyamatszemlélet, amelynek középpontjában az érettség szintjének folyamatos növelése és az IT vagyonkezelési gyakorlatok fejlesztése áll. Az IT Asset Management egy átfogó, az egész szervezetre kiterjedő menedzsment program, amelyben számos üzleti egység vesz részt közvetlenül, különböző mértékben. Például: cégvezetés, olyan cégfejlesztési stratégia kialakítása, amely ténylegesen meghatározza a szükséges informatikai erőforrásokat (informatikai eszközöket), beszerzés menedzsment egység (beszerzések kezdeményezésére és lebonyolítására), jogi osztály (informatikai vagyonkezelési eljárások jogszabályoknak való megfelelésének ellenőrzése), pénzügyi menedzsment (költségvetések meghatározása és végrehajtásuk ellenőrzése), könyvelés (számlák koordinálása, fizetések ellenőrzése, OS nyomon követése, leltár), szolgáltató központok (felelős az IT eszközök garanciális kötelezettségeiért), a végfelhasználók számára (eljárások és informatikai eszközök megszerzésének és használatának szabályai.
Az informatikai vagyonkezelési folyamatok teljes körű megvalósításához célszerű megfelelő automatizálási eszközöket alkalmazni. Elsősorban a „passzív” RFID címkék használata, ami nagyban megkönnyíti a leltározási eljárást a felderített egységek (ragasztott RFID címkével ellátott informatikai eszközök) felismerésére alkalmas szoftver segítségével. Ezek az eszközök nagymértékben megkönnyítik az egy helyiségben található összes objektum leltározási eljárását, valamint az észlelt informatikai eszközökkel kapcsolatos információk (címkék szerint) és a szervezet tulajdonában lévő informatikai eszközökre vonatkozó figyelembe vett információk összehasonlítását. A teljes informatikai eszközkezeléshez az alapvető üzleti célok elérésének biztosítása érdekében olyan informatikai eszköztárra van szükség, amely tartalmazza az IT-eszközök nyomon követéséhez és ellenőrzéséhez szükséges összes információt. Az informatikai vagyonkezelési folyamatautomatizálási eszköz más rendszerekkel, így a beszerzési/szállítási automatizálási rendszerrel, a könyvelési rendszerrel, a HR rendszerrel és az ITSM rendszerrel való integrációját is biztosítani kell és végre kell hajtani.
A kis- és középvállalkozások esetében előfordulhat, hogy az informatikai eszközkezelési gyakorlatok nem olyan átfogóak és hatásosak a szervezet számos részlegében. Ugyanakkor az informatikai eszközöket is figyelemmel kell kísérni, a kockázatkezelést, az erőforrás-felhasználáshoz és a költségvetés elosztásához szükséges pénzügyi számításokat, valamint az informatikai eszközök elhelyezkedésére vonatkozó információkat is figyelembe kell venni. A kisvállalkozások informatikai eszközkezelési gyakorlatának lehetővé kell tennie a szervezet számára, hogy megszerezze a szükséges információkat a szervezet tulajdonában lévő informatikai eszközökről, kezelje az online és offline eszközöket, és a várható pénzügyi költségek figyelembevételével tervezze meg a jövőbeli fejlesztéseket. Az informatikai eszközök kezelésével kapcsolatos valamennyi feladatot hatékonyan, időben kell megoldani, figyelembe véve az informatikai személyzet bevont munkaerő-erőforrásait.
A Nemzetközi Szabványügyi Szervezet (ISO) szabványokat tartalmaz az informatikai szoftvereszközök kezelésére. Az ISO 19770 4 fő részből áll:
Ezek a szabványok segítik a szervezeteket abban, hogy megértsék az informatikai vagyonkezelési bevált gyakorlatokat, valamint összegyűjtsék és feldolgozzák az IT vagyonkezelési folyamatokhoz szükséges adatokat.
2018-ban orosz ITAM-szakértők egy csoportja önként csatlakozott erőfeszítéseihez és szakértelméhez az orosz IT-eszköz-kezelési szabvány (GOST) kidolgozása érdekében.
A szabvány alapjául úgy döntöttek, hogy az ISO 19770 sorozat anyagait lefordítják, majd az orosz sajátosságokat és az orosz ITAM-szakértők tapasztalatait figyelembe véve kiegészítik és finomítják az anyagot, és létrehoznak egy orosz forrást informatikai vagyonkezelési ismeretek.
Az első, de nagyon fontos lépés megtörtént - elkészült az ITAM Orosz Szószedet az IT Asset Management munkaverziójából.
A szószedet nyílt és nyilvános: http://itsmforum.ru/upload/medialibrary/d07/d07b715f3ce9293a4947a5df91e0fcc9.pdf
A jövőben ezeket a kifejezéseket használták az ISO 19770-1 szabvány fő szövegének fordítása és elkészítése során.
Az itSMF Russia non-profit szervezet ITAM bizottsága, az informatikai vagyonkezelés területén dolgozó orosz szakértők vezető non-profit egyesülete, akik egyesítették erőfeszítéseiket egy ITAM szószedet kidolgozásában, és kezdeményezték egy projekt elindítását fordítsa le az ISO-19770-1-et orosz nyelvre, majd dolgozza ki az orosz GOST szövegét az informatikai vagyonkezelésnek megfelelően. Megkérünk minden más orosz ITAM-szakértőt, hogy munkájuk során használja és hagyatkozzon az ebben a szószedetben megadott kifejezésekre. A Glossary felülvizsgálatára és bővítésére vonatkozó javaslatokat az itSMF ITAM bizottsága elfogadja [ [1] ].
Az ITAM itSMF Bizottsága 2012 óta rendszeresen tart rendezvényeket az ITAM területén különböző témákban:
• 2020. október 2., ITAM&SAMday-2020;
• 2020. március 20., ITAM&SAMday-2019;
• 2018. március 22., ITAM&SAMday-2018;
• 2017. március 22., SAMday-2017;
• 2017. április 19., „Az informatikai eszközök azonosításának tapasztalatai és gyakorlata”;
• 2016. május 26., „IT, számvitel és pénzügyek – hogyan éljünk összefogásban és harmóniában?”;
• 2016. április 27. „Vállalati IT-menedzsment: a „legjobb” gyakorlatoktól az alapvető gyakorlatokig”;
• 2016. március 23., SAMday-2016;
• 2015. december 2., „ITAM: Beszerzés és szerződéskezelés. Módszertan és gyakorlati tapasztalat”;
• 2015. május 27., „Informatikai eszközök elszámolása és ellenőrzése: feladatok és gyakorlat”;
• 2015. március 5. „Az informatikai vagyonkezelés a költségkontroll és az informatikai költségvetés optimalizálásának egyik szempontja. Módszertan és gyakorlati tapasztalat”;
• 2012. február 28., „Informatikai eszközök – mik ezek és hogyan kezeljük őket?”.
Az itSMF ITAM eseményekről további információ található az itSMF honlapján: http://www.itsmforum.ru/events/
IBPL ( IAITAM Best Practice Library ) – Az IT vagyonkezelés terén szerzett világtapasztalatok könyvtára (12 könyv)
IAITAM (International Association IT Asset Managers ) – IT Asset Management Practitioners Nemzetközi Szövetsége:
• 2002-ben alakult;
• Szervezetek és magánszemélyek;
• Gyakorlati tapasztalat IT vagyonkezelésben (minden szempont, életciklus és folyamatok, minden iparág figyelembevételével);
• Képzés, minősítés, tudásbázis.
Az IAITAM küldetése :
Tudás : Az IT vagyonkezelési ismeretek első számú forrása lenni (világszerte);
Javaslatok : Segítse az informatikai eszközkezelőket és emelje az iparág érettségi szintjét "ITAM legjobb gyakorlatai";
Üzletág : Szakértők, fogyasztók és beszállítók tudásának biztosítása.
IBPL könyvek (IAITAM folyamatok):
1. Akvizíció menedzsment - Beszerzés menedzsment;
2. Eszköz azonosítása – IT eszközök elszámolása;
3. Ártalmatlanítás irányítása - A selejtezés irányítása;
4. Kommunikáció és oktatás – Kommunikáció és oktatás;
5. Jogszabálykezelés – Jogszabályok;
6. Megfelelőségi menedzsment – Megfelelőségi menedzsment;
7. Szabályzatkezelés – Politikamenedzsment;
8. Pénzügyi menedzsment - Pénzügyi menedzsment;
9. Dokumentációkezelés - Dokumentációkezelés;
10. Projektmenedzsment - Projektmenedzsment;
11. Szállítómenedzsment – Szállítómenedzsment;
12. Programmenedzsment - ITAM program.
IT Asset Management Program (ITAM program)
• A program célja – Összefogja és meghatározza az IT vagyonkezelési tevékenységek küldetését, stratégiáját, céljait, célkitűzéseit, mérőszámait, prioritásait és erőfeszítéseit az egész szervezet számára;
• Az ITAM program egy központosított irányított tevékenység, amelyben minden tevékenységet meghatároznak, megvalósítanak a vállalat életében, ellenőrzik és irányítanak;
• ITAM program – tartalmazza az IT vagyonkezelés minden folyamatterületét;
• ITAM menedzser – az ITAM-hoz kapcsolódó projekteket és feladatokat az üzlet kulcsfontosságú szempontjai alapján rangsorolja.
Gólok
A szervezet összes IT eszközének teljes életciklusának tervezése és kezelése:
● érték maximalizálása;
● költségek ellenőrzése;
● kockázatok kezelése;
● döntési támogatást nyújtani informatikai eszközök vásárlásához, újrafelhasználásához, leszereléséhez és ártalmatlanításához;
● megfeleljen a szabályozási és szerződéses követelményeknek.
Lefedettség
● Megbízható adatok arról, hogy a szervezet mire képes, hogy képes legyen kezelni és megoldani a szervezet problémáit;
● Pénzeszközök az informatikai eszközök megfelelő kezeléséhez az irányelveknek és előírásoknak megfelelően, az elfogadható költségek és kockázatok figyelembevételével;
● Integrálja az IT-eszközök életciklusát más gyakorlatokkal a nagyobb hatékonyság és költséghatékonyság elérése érdekében.
Eljárások:
1. Kezelje az IT vagyonkezelés átfogó megközelítését.
2. Informatikai eszközök életciklus-kezelése és elszámolása.
3. Informatikai eszközök ellenőrzése, auditálása és elemzése.
Csapat
Vezető szerző: Stephane Joret.
Társszerzők: Andrey Boganov, Sherry Irwin, Jan Øberg.
Lektorok: Graham Heard, Roman Zhuravlev.
Belső linkek