Hajóügynök - a hajótulajdonos , bérlő vagy a hajó menedzsere (üzemeltetője) (a továbbiakban: Ügyfél ) által a hajótulajdonos érdekeinek képviseletére más kikötőkben is megbízott személy vagy – köznapi beszédben – társaság (szervezet) , és gyakran magában a hajó szülői kikötőjében (ez utóbbi - azokban az esetekben, amikor a hajó tulajdonosa/a hajó kezelője távol tartózkodik a lajstromozási kikötőtől, vagy nem rendelkezik hajóügynökségi szakértőkkel a saját vállalata személyzetében). Közvetlen közvetítő a hajóigazgatásnak a kikötői szolgálatokkal és a kormányzati szervekkel való interakciójában , kezdve a hajó tervezett kikötői megközelítésével kapcsolatos előzetes információkkal , egészen a kikötőből való végső kilépésig , és néha a felségvizeken túl is. az utolsó hajóhívás állapota.
Az ügynökségi jelölés kézhezvétele, azaz a hajó szervizelésére vonatkozó egyszerűsített szerződés megkötése után azonnal jóváhagyásra és előlegfizetésre küldi meg az Ügyfélnek a proforma folyósítási számlát, azaz az összes kikötői illeték és egyéb költség előzetes becslését, beleértve a számlát is. saját szolgáltatásra, előzetesen közösen egyeztetett pénznemben. Érkezés előtt néhány nappal tájékoztatást kap a felügyelt hajótól vagy az Ügyféltől a kikötőbe érkezés hozzávetőleges, majd pontos dátumáról és időpontjáról . Tájékoztatja a kikötőt (akár egy rakományterminált, akár egy rakodótársaságot ) a hajó érkezési idejéről; más, ugyanarra a kikötőhöz tartó hajó jelenlétében egyeztetni kell a hajó feldolgozási sorrendjét és a hajó kikötésének várható időpontját. Tájékoztatja a felügyelt hajót a szükséges bejövő és kimenő dokumentumok listájáról, a helyi jogszabályok sajátosságairól, a helyi kikötői szabályokról, hagyományokról, jellemzőkről, beleértve a veszélyeket és korlátozásokat. Segítséget nyújt az állami szerveknek, így a határőrségnek , a vámhatóságnak , a karanténszolgálatoknak a bejövő, majd a kimenő formalitások lebonyolításában, megszervezi ezeknek a szolgáltatásoknak a szállítását a felügyelt hajó fedélzetére és vissza közúti hajóval vagy hatósági szállítással, minden erőfeszítést megtesz a minimalizálás érdekében. ideiglenes és kapcsolódó pénzügyi veszteségek a felügyelt hajó számára. Összehangolja a bevándorlási hatóságokkal és/vagy az őrszolgálattal a fedélzetre felengedett személyek listáját az ISPS kódex szerint. Megszervezi (és esetenként önállóan is biztosítja) a hajó ellátását élelmiszerrel, ivó- és mosóvízzel, üzemanyaggal - mint például IFO és/vagy MDO és/vagy MGO , valamint kenőanyagokkal, olajokkal, háztartási és műszaki vegyszerekkel, alkatrészekkel , egyéb hajóellátás, száraz szemét és folyékony hulladék hajóról - fenékvíz és háztartási fekálvíz , iszap , fáradt olaj elszállítására vonatkozó igényeket teljesíti. A hajótulajdonos, feladó/címzett vagy bérlő kérésére egyeztet a kormányhivatalokkal, és közvetlenül szállítja a fedélzetre és a hátsó látogatókat – ellenőröket, technikusokat, felügyelőket, javító személyzetet. Megszervezi a szükséges határ-, vám-, karantén-alakiságokat, amelyek szükségesek a legénység cseréjéhez vagy a legénység tagjainak hozzátartozói látogatásához, megszervezi az említett személyek hajóról vagy hajóra szállítását, az összes szükséges határ-, vám-, karantén-alakiságnak a hajóra való kiszállításával. repülőtér , vasútállomás , buszpályaudvar . Külön kérésre, abban az esetben, ha a személyzeti társaság nem foglalkozik vele, utazási jegyet elővételben vásárol . A határőrséggel, a vámhatósággal, a karanténszolgálattal együttműködve a hajó kikötőben való tartózkodása alatt megszervezi a legénység tagjainak partraszállását rövid pihenő vagy szórakozás céljából, orvosi segítség megszervezését (mindkettő sürgősségi esetben kiszállítást) a hajó fedélzetén tartózkodó orvosok és a személyzet tagjai az egészségügyi intézményekbe). A kapitány kérésére megszervezi a hajó készpénzzel való ellátását. Kíséri a kikötőparancsnoki szolgálati kérelmeket a hajó adminisztrációjától meleg (hegesztési) munkák elvégzésére, a felügyelt hajó főgépének üzemen kívül helyezésére rendszeres karbantartás vagy kisebb javítások miatt. A hajókirándulás eredménye alapján a tényleges fizetési mérleget összegző végszámlát állít ki a hajótulajdonosnak a ténylegesen teljesített szolgáltatások listájával, fizetési csekkekkel, nyugtákkal és a felügyelt hajó kapitányától kapott írásos nyugtákkal igazolva. , figyelembe véve az Ügyfél által teljesített előleget. A szállítmányozó és az Ügyfél közötti megoldatlan pénzügyi vitákat egy előre meghatározott joghatóság igazságügyi hatóságain keresztül lehet megvizsgálni.
Egy hajóügynök több hajót is felügyelhet egyszerre. Az Ügynökség Szervezete felvesz egy szállítmányozót. Az ügynöki szervezetben közgazdászok, hajóügynöki asszisztensek (asszisztensek) és hivatali (gépkocsik vagy kisbuszok) járművezetők is lehetnek.
Attól függően, hogy a fuvarozási szerződésben részt vevő felek közül a charter feltételei szerint melyik félnek van joga hajózási ügynököt választani, utóbbit a hajótulajdonos és a bérlő is kijelölheti. Ez utóbbi esetben, mivel a bérlő ügynöke gyakran többet törődik saját megbízója érdekeivel, mint a kiszolgált hajóval, a hajótulajdonos egyidejűleg kijelölhet egy úgynevezett védőügynököt vagy állattenyésztési ügynököt saját érdekeinek védelmére.