Az Eisenhower Mátrix egy időgazdálkodási módszer , amely segít elkülöníteni a legfontosabbat és a legsürgetőbbet az ügyek teljes folyamától, a többi feladatot pedig végrehajtási sebességük és értékük szerint szétosztja , ez segít a munkaterhelés szabályozásában .
Az Eisenhower Mátrix célja elsősorban az, hogy megtanulja helyesen elosztani az összes feladatot, különbséget tenni a fontos és a sürgős, a nem sürgős és a legkevésbé fontos között, valamint minimálisra csökkenteni az olyan üzleti tevékenységek idejét, amelyek nem adnak jelentőset. eredmények.
Az Eisenhower Mátrix lényegében egy olyan stratégia, amely lehetővé teszi a következő, Eisenhowernek tulajdonított idézet gyakorlatba ültetését: „Két típusú problémám van: sürgős és fontos. A sürgősek nem fontosak, és a fontosak soha nem sürgősek .
A mátrix négy sürgősségi és fontossági kritériumból áll: A blokk: " Sürgős és fontos " , B blokk: " Nem sürgős és fontos " , C blokk: " Sürgős és nem fontos " , D blokk: " Nem sürgős és nem fontos " .
A blokk: "Fontos és sürgős " ("válságdoboz") - ezek nagyon fontos feladatok , amelyek vagy kikerültek az ellenőrzés alól, vagy hirtelen jelentek meg , és azonnal el kell végezni a következmények elkerülése érdekében. Az ilyen feladatok időben történő elvégzésének elmulasztása hátrányosan befolyásolhatja céljaink elérését és negatív eseményeket okozhat.
Példák: gyorsan felvenni egy projektet, amíg egy kolléga betegszabadságon van, egy három órával a határidő előtt érkezett feladatot lezárni, akut fájdalommal járó fogat gyógyítani. Ha sürgős és fontos feladatok kívülről érkeznek, gondolja át, hogyan lehet ezt megakadályozni.
Próbáljon meg minél kevesebb dolgot hagyni a „Fontos és sürgős” mezőben, ha lehetséges, legyen üres , de a feladatok ebben a mezőben elkerülhetetlenek , mert mindig előfordulnak olyan helyzetek/események, amelyeket nem lehet irányítani.
Az ezen a téren való tartózkodást általában stressz kíséri , a hosszú tartózkodás pedig „kiégéshez” vezethet .
A "fontos és sürgős" ügyek átruházhatók , de ezt nagy körültekintéssel kell megtenni.
Példák: Beszéljen főnökével, munkatársaival vagy ügyfelével a munkaterhelés kiegyensúlyozásáról vagy a munkaterv megváltoztatásáról.
B blokk: "Fontos és nem sürgős" (Stratégiai Kvadráns) - kiemelt és hosszú távú, közvetlenül céljaink elérését célzó feladatok, amelyeket a rájuk szabott időn belül kell megtervezni és végrehajtani . Ezekre a dolgokra maximális figyelmet kell fordítani , és idejük nagy részét be kell fektetni , ezek segítenek a hosszú távú célok felé haladni a legértékesebb eredménnyel.
Ha sok ilyen feladat van , akkor arra költi az erőforrásait , amit fontosnak tart , emiatt csökken a stressz szintje , az első eredmények láttán még jobban érzi magát .
Bár a B blokk esetei nem sürgősek , nem hagyhatók figyelmen kívül , mivel az A blokkba kerülnek. Felhívjuk figyelmét, hogy a sürgősség hiánya lehetővé teszi a problémák megoldásának ésszerűbb és konstruktívabb megközelítését , és ez lehetővé teszi, hogy teljes mértékben felfedje potenciálját, önállóan gondolja át tevékenységének minden árnyalatát és kezelje ideiglenes ügyeit.
Példák: A tornaórák, a nyelvtanulás, az oktatási kurzusokon való tanulás nem a problémák megoldásával, hanem a személyes fejlődéssel kapcsolatos feladatok.
C blokk: "Nem fontos, de sürgős" (Az illúziók tere / Fuss) - olyan feladatok , amelyeket sürgősen el kell végezni , de amelyek szinte semmilyen hatással nincsenek értékeinkre . Fontos azonban megérteni, hogy az ezekre a feladatokra fordított idő a céljainktól elvont idő .
Példa: Lehet, hogy dolgozunk a projektünkön, de egy elromlott nyomtatóval kell bajlódnunk.
Ezekre az ügyekre minimális figyelmet és minimális időt kell fordítani , és delegálhatók (másoknak átruházhatók), automatizálhatók (az internet vagy a közművek időben történő fizetéséhez kényelmes az automatikus fizetés beállítása), optimalizálhatók . (gyorsítsa fel a munkát) .
Könnyű összetéveszteni a C negyed feladatokat az A negyeddel , mert gondolkodásmódunkból adódóan általában minden sürgős dolog fontosnak tűnik , még ha egyáltalán nem is az. A C négyzet azt az illúziót kelti , hogy produktívak vagyunk, elvonja a figyelmünket az igazán fontos dolgokról, és nem javítja az életünket.
Példák: (rutinfeladatok) e-mailek és azonnali üzenetküldők ellenőrzése, dokumentumok kiküldése, mosogatás és egyéb házimunkák.
D blokk: "Nem fontos és nem sürgős" ("Időgyilkosok") - jelentéktelen és opcionális spontán vágyak , vagy akár káros, de szeretteink, amelyek szinte semmilyen hatással nincsenek értékeinkre, és nem igényelnek azonnali cselekvést . Ezek a legkönnyebb és legélvezetesebb tevékenységek a listánkon, ezért vannak, akik ezekkel a feladatokkal kezdik a napjukat, és ezzel töltik a legtermékenyebb óráikat.
Ideális esetben ezt a negyedet üresen kell hagyni . Órákat töltünk el ezekben a tevékenységekben, de hosszú távon nem nyerünk belőlük gyakorlati hasznot.
Egy 2019-es tanulmány a Journal of Applied Psychology folyóiratban jelent meg. A tudósok összefüggést találtak az alkalmazottak szabadideje és másnapi termelékenységük között. A kutatók azt találták, hogy azok az alkalmazottak, akik előző nap sokáig nézték a műsort, jó hangulatban érkeztek dolgozni. Ám a hét végére a hangulatuk egyre romlott, a motivációjuk pedig alábbhagyott. Ugyanakkor azok az alkalmazottak, akik sportoltak, jógáztak, meditáltak, zenét hallgattak és segítettek másokon, nyugodtabbnak és motiváltabbnak érezték magukat.
Ha fáradt, ne végezze el a D blokk feladatait , a legjobb megoldás a minőségi pihenés megfelelő megtervezése (Fontos, de nem sürgős).